テレワークの導入により、「メンバーの動きがブラックボックス化してしまいマネジメントが機能しなくなった」、「それぞれが個人事業主化してしまいメンバー間でサポートしあう風土がなくなった」という悩みをよく耳にします。それらを解消するキーワードが「オープンな情報共有」です。今回の記事では、何の情報をどのような方法で共有することが必要かについて解説します。
💡 この記事でわかること
- 1. 情報共有に関する現状
- 2. 情報共有の考え方を転換しよう
- 3. チーム全体のパフォーマンスを向上させるために共有すべき情報
- 3. 会社や他部署の方針や動き
- 3.2 メンバーのチーム内外でのコミュニケーション
- 3.3 マネジャーやメンバーが参加した会議の議事録
- 3.4 メンバーのプライベートの状況やコンディション
- 4. どのような方法で共有するのが効果的か
- 4.1 チームのメンバーが誰でも使いこなせるツールであること
- 4.2 時間や場所を選ばず使えるツールであること
- 4.3 双方向のコミュニケーションを促しやすいツールであること
- 参考｜無料でシンプルな給与前払いサービス「パルケタイム」
1. 情報共有に関する現状
弊社が実施した「職場における情報共有の実態と意識調査」では、「オープンな情報共有」が働き方の満足度に繋がっている一方で、約60％の人がオープンに情報共有がなされていないと回答しており、改善の余地が大きい実情が浮き彫りになりました。
また、毎日出社をしている人の中で「職場全体でオープンな情報共有ができている」と回答した割合も約40％にとどまっており、ワークスタイルに関係なく、情報共有のあり方に課題があることがわかりました。
- 現在の働き方にとても満足している人の70％以上が、「職場全体でオープンな情報共有ができている」と回答
- 毎日出社している人の中で「職場全体でオープンな情報共有ができている」と回答した人の割合は約40％にとどまる
- 全体で約60％が「オープンに情報共有されていない」と回答
2. 情報共有の考え方を転換しよう
まずは、「オープンな情報共有」を実現するための考え方について確認していきます。 基本的に情報をクローズにし、必要なメンバーにだけ開示していくことで、大切な情報を守ってきた企業やチームも多いかと思います。
情報管理を徹底することは決して悪いことではありませんが、「オープンな情報共有」を実現するためには、この考え方を大きく転換することが不可欠です。具体的には、「情報を基本的にクローズにし、必要な人にオープンにする」スタンスから、「基本的にオープンにし、守るべき情報だけをクローズにする」スタンスへの転換が求められます。
簡単に「スタンスを転換するべき」と書きましたが、情報共有の考え方は、組織のカルチャーと密接に結びついており、マネジャーがチームメンバーに号令をかけるだけでは、なかなか前に進みません。そのため、メンバーとの対話を通じて、その必要性をチームとして、腹に落とし込んでいくことがとても重要なプロセスとなります。
対話の中では、情報共有の考え方を転換することによって「得られるもの」と「失うもの」を整理していくことが有効です。思いのほか「得られるもの」の方が大きいことに気づけるはずです。
3. チーム全体のパフォーマンスを向上させるために共有すべき情報
チーム全体のパフォーマンスを向上させていくためには、以下の4つの情報をオープンに共有していくことが効果的です。
3. 会社や他部署の方針や動き
会社などの上位組織の方針や動きの理解が不十分だと、それぞれのメンバーの仕事の進め方がどうしても部分最適になってしまいがちです。自組織だけでなく、上位組織の方針や動きをしっかりと共有していきましょう。その際には、そこに至った背景や議論の過程もできる限り共有していくことが大切です。
また、自組織だけで仕事が完結するケースが少ない大きな組織では、関連する他部署の方針や動きについても共有されている必要があります。
主に、マネジャーが情報を発信していく役割を担いますが、他部署の現場レベルの動きについてはメンバーからも随時共有がなされる仕組みを作る必要があります。
3.2 メンバーのチーム内外でのコミュニケーション
メンバー間で仕事をサポートしあえる風土を作っていくためには、メンバーのチーム内外でのコミュニケーションの内容をオープン化する必要があります。それぞれのメンバーがチーム内外で、誰とどのようなコミュニケーションを取っているかがわからなければ、他のメンバーがサポートしようがありません。体調不良やプライベートの突発的な事情により、会社を休まなければならない状況でも円滑な引き継ぎができません。
メンバー間やメンバー・マネジャー間などのチーム内のやり取りだけでなく、メンバーと他部署やお客様とのやり取りも、できる限りオープンにしていきましょう。
最初は心理的な抵抗がある人も多いかと思いますが、なぜオープンにできないのか、チーム内で突き詰めて対話をしていくと、意外とできない理由が少ないことに気づくことが多いのではないでしょうか。
3.3 マネジャーやメンバーが参加した会議の議事録
参加した会議の結論を口頭で共有することは多いかと思いますが、議事録まで共有することは少ないのではないでしょうか。前述した弊社が実施した「職場における情報共有の実態と意識調査」でも、議事録を共有しているとの回答は31%にとどまりました。
会議の結論が共有されることは必要ですが、その結論に至る背景や文脈にこそ、重要な情報が隠されていることが少なくありません。参加していないメンバーの仕事の質を高めるうえで、会議の議事録を共有することがとても有効です。
また、議事録の共有を徹底することで、生産性の低い会議を減らしていくためのヒントをつかむことも可能です。
3.4 メンバーのプライベートの状況やコンディション
働き方が多様化し、それぞれにさまざまな事情を抱えたメンバーが、ともに気持ちよく働ける環境作りの重要性が増しています。特にテレワーク環境下では、ワークとライフの切れ目は曖昧にならざるを得ず、突発的なプライベートの事情により仕事の制約が生まれてしまうことも増えてきています。
そのような中で、チームとして一体感を持って成果を出していくためには、罪悪感を持つことなく、積極的にプライベートの状況やコンディションをチームに共有し、サポートを求めていける環境を作っていくことが重要です。
4. どのような方法で共有するのが効果的か
情報の種類によって、手段を使い分けて共有しましょう。
背景や文脈を十分に理解することが望ましい情報は、対面やオンラインの会議の場で、お互いの顔を見て、理解度を確認しながら共有します。会社の方針や戦略などは、会議の場で時間をかけて理解を深めながら共有しましょう。
そのほかの情報については、手間がかからず自然に共有できる方法を選択することが、「オープンな情報共有」をカルチャーとして根づかせるための成功の鍵となります。その際、チャット等のデジタルツールの活用が不可欠です。
具体的には、メンバーのチーム内外とのコミュニケーションをチャットに集約し、グループチャットの閲覧権限をチーム全体に開放します。それだけで、メンバーが普通に仕事を進めていれば、自然にほかのメンバーに自身の動きが共有できる状況を作ることができます。
ツールは、仕事の内容やメンバーのITリテラシーなどを踏まえて、選定していきますが、「オープンな情報共有」を実現するためには、以下の3点がとても重要となりますので、参考にしてください。
4.1 チームのメンバーが誰でも使いこなせるツールであること
デジタルツールに不慣れなメンバーを置いてきぼりにしてしまっては、オープンに情報共有するカルチャーから、逆に遠ざかってしまいます。
4.2 時間や場所を選ばず使えるツールであること
働く時間や場所が多様化する中では、特に、PCでもモバイルでも同じように使いやすいツールであることが不可欠です。
4.3 双方向のコミュニケーションを促しやすいツールであること
双方向の活発なコミュニケーションが、情報が情報を呼ぶ、良い相乗効果を生み出していきます。
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