はじめてでも安心!ウェビナーを開催するためのチェックリスト

カテゴリ
ハウツー
タグ
ウェビナーDX業務効率
公開日
April 28, 2022
更新日
June 8, 2022

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これまで企業が情報発信のためにおこなうセミナーやイベントはオフラインでの開催が主流でしたが、いまではオンラインで配信するウェビナー形式が当たり前になりました。そこで今回は、「ウェビナーを実施したいけど何から手をつけていいかわからない」「はじめて開催するためうまくできるか不安」といった悩みを持っている企業担当者向けにウェビナーの開催手順やポイントを解説します。

💡 この記事でわかること

ウェビナーとは

ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、ウェブ上でセミナーをおこなうことを指します。マイクやカメラを用意して動画を配信し、パソコンやスマホを通して視聴者にプレゼンや講義をおこないます。テレワークの浸透などにより、マーケティング活動にウェビナーを活用する企業は、今後も広がりを見せていくものと考えられます。

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ウェビナーを開催する4つのメリット

ここからは、ウェビナー開催の4つのメリットをご紹介します。

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1. どこからでも開催でき、集客の幅も広がる

三密を避けるため、オフラインでのセミナーやイベント開催は大きく減少しました。 一方、ウェビナー形式を採用すると、どこからでも開催・参加できる点が、主催者側にも参加者側にも最大のメリットと言えます。 主催者は、カメラやマイクなどの必要機材とインターネット環境さえあれば、全国どこにいてもウェビナーを開催することができます。参加者の幅も広がり、さらなる認知拡大につながります。 参加者は、これまで時間と移動距離に制限があって参加を見送っていたセミナーやイベントも、ウェビナーであればパソコンやスマホから気軽に参加できるようになります。

2. 開催費用を抑えられる

前述のとおり、ウェビナーは必要機材とインターネット環境があればどこでも配信でき、会場を確保する手間や費用もかかりません。コストを抑えて大規模なセミナーやイベントを開催することも可能です。 具体的には、オフラインセミナーからウェビナーに置き換えることで、以下の費用が抑えられます。

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削減できる費用
  • 会場利用費
  • 会場設営のための人件費
  • 配布資料の印刷費や飲み物などの経費 など

3. 準備や片付けの手間が省ける

ウェビナーは、準備や片付けの手間が少ないこともメリットと言えるでしょう。 オフラインセミナーの場合、会場の手配のほか、受付や椅子、案内係などを準備する必要がありました。一方、ウェビナーでは、これらの大がかりな準備や片付けをする必要がありません。

4. 参加者側が気軽に質問できる

オフラインの場合、質疑応答になると「質問したいけれど、大勢の前では抵抗がある」と遠慮してまい、質問できないという経験はないでしょうか。ウェビナーでは、QA機能などを活用すれば、質問へのハードルが下がるため、活発なコミュニケーションに発展しやすいと言えるでしょう。

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ウェビナーを開催するための5つの手順

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では、実際にウェビナーはどのように開催すればよいのでしょうか。手順とそのポイントについて見ていきましょう。

内容
備考
Step①
目的と対象者の決定
・目的と対象者が明確になると、タイミング・コンテンツ・進め方が定まる
Step②
内容に合わせたツールの手配
・通常のウェブ会議とは必要な機能が異なる ・最大接続者数や料金プランはツールによってさまざま
Step③
集客をおこなう
・告知は1ヶ月前後を目安とするとよい ・告知ページには参加を検討している人が知りたい情報を分かりやすく記載する
Step④
リマインドと出欠確認
・前日や1時間前にメールを送り、リマインドをおこなう
Step⑤
振り返り
・改善点を洗い出して次につなげる

Step①|目的と対象者の決定

まずは、ウェビナーの目的と対象者を明確にしましょう。新規顧客の獲得や既存顧客との関係性維持など、企業によって目的はさまざまです。また、参加者の満足度が高いウェビナーを実施するためには、業種や役職などで、ある程度対象者を絞り込む必要があります。目的と対象者が明確になると、どのようなコンテンツを、いつごろの時期に、どのように伝えることが効果的か、おのず定まってきます。ここが明確にならないと、ウェビナーを開催することが目的となりかねません。そうならないよう、誰に何を伝えるために開催するのかを明確にしておくことがとても大切です。

Step②|内容に合わせたツールの手配

ウェビナーを円滑に開催するために提供されているツールを用意することが望ましいと言えます。また、ツールによって最大参加者数や料金プランはさまざまなため、目的・内容・予算に合わせたツール選定が欠かせません。 ウェビナーツールを利用すれば、通常のウェブ会議のように参加者同士の顔が見えることがないなど、プライバシーに配慮することができます。また、リマインドメールの配信や登壇者・参加者間でインタラクティブなコミュニケーションができるQA機能など、ウェビナーを円滑に実施するためのさまざまな機能を利用できます。

Step③|集客をおこなう

ウェビナーの告知は開催の1ヶ月前を目安にするとよいでしょう。このタイミングを見計らいながら、イベントページを作成・公開しましょう。 ウェビナーのイベントページには、開催日時・対象者・内容・登壇者プロフィール・参加方法など、参加を検討している人が知りたい情報を分かりやすく記載することが大切です。SNSを利用して告知することも効果的です。

Step④|リマインドと出欠確認

ウェビナーは気軽に申し込みができる分、忘れられてしまうことも少なくありません。そこで、前日や1時間前にメールを送り、リマインドをおこなうことも大切です。直前にメールを送ることで、参加者に確実に参加してもらいやすくなります。リマインドメールには、開始時刻やウェビナーのURLなどを記載して送りましょう。 申し込みが多くても、参加者が当日に来なければ意味がありませんので、アナウンスを徹底しましょう。

Step⑤|振り返り

ウェビナー終了後には必ず振り返りをおこないましょう。満足度アンケートの結果などを振り返りながら、改善点を洗い出して次につなげることが大切です。アンケート機能を活用すれば参加者の声も聞けるため、そこからコンテンツの充実度や配信時間などの分析・評価をおこない、次のウェビナーに活かすことができます。

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まとめ

以上、ウェビナー開催のための手順やポイントについて解説してきました。 ウェビナーは、最初のうちは準備などに時間がかかることも多いかと思いますが、自社のフォーマットが定まってくると効率的に顧客接点を持つための大きな武器となります。 今回の記事を参考に、ウェビナーの開催にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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カテゴリ:ハウツー

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古川 麻衣

PR会社にて大手~ベンチャー企業のPR支援を経験。テレビ、新聞、雑誌、ウェブなど様々な媒体の方と関わる。出産を機に、ライフワークバランスが実現する充実した働き方を模索し、2021年7月に株式会社パルケに参画。現在は広報として従事。

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