はじめてでも安心！ウェビナーを開催するためのチェックリスト

これまで企業が情報発信のためにおこなうセミナーやイベントはオフラインでの開催が主流でしたが、いまではオンラインで配信するウェビナー形式が当たり前になりました。そこで今回は、「ウェビナーを実施したいけど何から手をつけていいかわからない」「はじめて開催するためうまくできるか不安」といった悩みを持っている企業担当者向けにウェビナーの開催手順やポイントを解説します。

💡 この記事でわかること

ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、ウェブ上でセミナーをおこなうことを指します。マイクやカメラを用意して動画を配信し、パソコンやスマホを通して視聴者にプレゼンや講義をおこないます。テレワークの浸透などにより、マーケティング活動にウェビナーを活用する企業は、今後も広がりを見せていくものと考えられます。

ここからは、ウェビナー開催の4つのメリットをご紹介します。

三密を避けるため、オフラインでのセミナーやイベント開催は大きく減少しました。 一方、ウェビナー形式を採用すると、どこからでも開催・参加できる点が、主催者側にも参加者側にも最大のメリットと言えます。 主催者は、カメラやマイクなどの必要機材とインターネット環境さえあれば、全国どこにいてもウェビナーを開催することができます。参加者の幅も広がり、さらなる認知拡大につながります。 参加者は、これまで時間と移動距離に制限があって参加を見送っていたセミナーやイベントも、ウェビナーであればパソコンやスマホから気軽に参加できるようになります。

前述のとおり、ウェビナーは必要機材とインターネット環境があればどこでも配信でき、会場を確保する手間や費用もかかりません。コストを抑えて大規模なセミナーやイベントを開催することも可能です。 具体的には、オフラインセミナーからウェビナーに置き換えることで、以下の費用が抑えられます。

ウェビナーは、準備や片付けの手間が少ないこともメリットと言えるでしょう。 オフラインセミナーの場合、会場の手配のほか、受付や椅子、案内係などを準備する必要がありました。一方、ウェビナーでは、これらの大がかりな準備や片付けをする必要がありません。

オフラインの場合、質疑応答になると「質問したいけれど、大勢の前では抵抗がある」と遠慮してまい、質問できないという経験はないでしょうか。ウェビナーでは、QA機能などを活用すれば、質問へのハードルが下がるため、活発なコミュニケーションに発展しやすいと言えるでしょう。

では、実際にウェビナーはどのように開催すればよいのでしょうか。手順とそのポイントについて見ていきましょう。

まずは、ウェビナーの目的と対象者を明確にしましょう。新規顧客の獲得や既存顧客との関係性維持など、企業によって目的はさまざまです。また、参加者の満足度が高いウェビナーを実施するためには、業種や役職などで、ある程度対象者を絞り込む必要があります。目的と対象者が明確になると、どのようなコンテンツを、いつごろの時期に、どのように伝えることが効果的か、おのず定まってきます。ここが明確にならないと、ウェビナーを開催することが目的となりかねません。そうならないよう、誰に何を伝えるために開催するのかを明確にしておくことがとても大切です。

ウェビナーを円滑に開催するために提供されているツールを用意することが望ましいと言えます。また、ツールによって最大参加者数や料金プランはさまざまなため、目的・内容・予算に合わせたツール選定が欠かせません。 ウェビナーツールを利用すれば、通常のウェブ会議のように参加者同士の顔が見えることがないなど、プライバシーに配慮することができます。また、リマインドメールの配信や登壇者・参加者間でインタラクティブなコミュニケーションができるQA機能など、ウェビナーを円滑に実施するためのさまざまな機能を利用できます。

ウェビナーの告知は開催の1ヶ月前を目安にするとよいでしょう。このタイミングを見計らいながら、イベントページを作成・公開しましょう。 ウェビナーのイベントページには、開催日時・対象者・内容・登壇者プロフィール・参加方法など、参加を検討している人が知りたい情報を分かりやすく記載することが大切です。SNSを利用して告知することも効果的です。

ウェビナーは気軽に申し込みができる分、忘れられてしまうことも少なくありません。そこで、前日や1時間前にメールを送り、リマインドをおこなうことも大切です。直前にメールを送ることで、参加者に確実に参加してもらいやすくなります。リマインドメールには、開始時刻やウェビナーのURLなどを記載して送りましょう。 申し込みが多くても、参加者が当日に来なければ意味がありませんので、アナウンスを徹底しましょう。

ウェビナー終了後には必ず振り返りをおこないましょう。満足度アンケートの結果などを振り返りながら、改善点を洗い出して次につなげることが大切です。アンケート機能を活用すれば参加者の声も聞けるため、そこからコンテンツの充実度や配信時間などの分析・評価をおこない、次のウェビナーに活かすことができます。

仕事でも、地域のコミュニティ活動でも、ゼミやサークル活動でも大活躍です

https://parque.io/talk

パルケミートはログイン不要ですぐに始められるシンプルなウェブ会議ツールです。 ぜひ一度体験してみてください。

https://parque.io/meet

以上、ウェビナー開催のための手順やポイントについて解説してきました。 ウェビナーは、最初のうちは準備などに時間がかかることも多いかと思いますが、自社のフォーマットが定まってくると効率的に顧客接点を持つための大きな武器となります。 今回の記事を参考に、ウェビナーの開催にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

おすすめ記事

©️  Parque.Inc