テレワークや在宅勤務の普及にともない、新しい営業スタイルとして採用されているのがオンライン商談です。オンライン商談は時間やコストの削減が期待できたり、あとから振り返りやすいなど、多くのメリットがあります。しかし、「対面でのコミュニケーションには劣るのではないか」といった不安や「本当に自社にとって良いツールは何だろう」というお悩みを持っている企業担当者の方も多いはずです。 そこで今回は、オンライン商談を効果的・効率的に実施するために押さえておきたいポイントや具体的な進め方について解説します。
💡 この記事でわかること
オンライン商談の導入背景と実態
オンライン商談は、特に営業の仕事において欠かせないスタイルとして取り入れる企業が増えています。自社が対面で良くても、相手先がテレワークをしている、相手が社外の人との対面を制限している、などの状況下では、訪問による商談ができないといったことがあります。そんな中でも、顧客への新規提案や交渉ができる方法として注目されているのがオンライン商談です。
オンライン商談を導入している企業は65％
▼現在、貴社ではオンライン商談を導入していますか？（業種別）
エン・ジャパン株式会社が2021年2月に発表した「オンライン商談実態調査」によると、オンライン商談を「導⼊している」と回答した企業は65％と、半数以上の企業で導入されていることがわかりました。業種別に⾒ると、導⼊率が80%を越えているのは「IT・インターネット関連」（92%）、「広告・出版・マスコミ関連」（85%）、「コンサル関連」（83％）です。
▼オンライン商談を導入した背景について教えてください。（複数回答可）
オンライン商談導入の背景として最も多い回答は「新型コロナウイルス感染拡大を受けて（88％）」でした。テレワーク環境を整備する必要に迫られる中、コロナ禍前と変わらないコミュニケーションの質を担保する施策として導入されたことがわかります。
【出典】オンライン商談実態調査（エン・ジャパン株式会社）
オンライン商談体験後、不安から安堵感へ
有限責任監査法人トーマツが2020年10月に発表した「リモート商談に関する実態調査」によると、「リモート営業」を受けるまでの印象と、実際に「リモート営業」を経験した後はどのようなイメージを持つかたずねたところ、「営業と感情・意思疎通がとれるか不安」「営業の説明を理解できるか不安」といった懸念点をや不安感が、実際にやってみたらそうでもなかったという意識に変わり、安堵感が見られる結果となりました。
誰もが最初は変化を嫌がり不安な気持ちになるように、営業においても、する側も受ける側も懸念点は多々あるでしょう。しかし、この結果からもわかるようにまずは実際にやってみることが大きな一歩です。
【出典】リモート商談に関する実態調査（有限責任監査法人トーマツ）
オンライン商談の進め方
それでは、ここからはオンライン商談の進め方についてご紹介します。 ここでは「実施前」「実施中」「実施後」の3つにわけて、それぞれのポイントを解説していきます。
実施前 | ・オンライン商談ツールの導入
・スケジュールと場所の確保
・ログインURL、アジェンダ（議題、ゴール）の作成
・リマインドの連絡
・会議時に使用する資料の送付 |
実施中 | ・参加者の役割を明確にする
・ホワイトボードを活用しよう（視覚からも話をとらえることができる）
・設定時間を過ぎないように注意
・ネクストアクションや次回の予定を確認 |
実施後 | ・お礼メールを送る
・議事録の共有
・振り返りをおこなう |
実施前
まずは、オンラインで商談をおこなう際、ZoomやMicrosoft Teamsなどのウェブ会議システムを使用するケースも多いかと思いますが、特徴的な機能を有するオンライン商談に特化したツールも数多く出てきています。営業活動をより効率的・効果的におこないたい企業は導入を検討してみるのもよいでしょう。
そして、インターネット回線やマイク、ビデオの調子は事前に確認しましょう。実施する場所がオフィスの場合、自席ではなく会議室を確保し、万全の態勢でのぞむことをおすすめします。自席だと相手にノイズが入ってしまう可能性がありお互いに集中できないためです。 また、リマインドの連絡を入れる際、ログインURLや会議時に使用する資料を一緒に添付するとよいでしょう。事前に目を通してもらうことで、不明点や質問をあらかじめ用意することができるため、商談の時間短縮や活発なコミュニケーションに発展します。
実施中
参加者の役割を明確に
オンライン商談では一人ずつ個別の端末で接続するとは限りませんので、会議の冒頭で誰が参加しているのか挨拶しておくと丁寧です。また、オンライン商談ではウェブ会議と同様で進行役となるファシリテーターを立てて実施するとスムーズでしょう。そうした意味でも、参加者の立ち位置を皆で共有し、明確にしておきましょう。
コメント・メモ機能を活用しよう オンライン商談時に使用するツールにコメント機能やメモ機能がある場合は、積極的に利用しましょう。音声だけで会議を進行するより、話のポイントを視覚でとらえられる状態にしておくと、参加者の考えもまとまりやすくなります。また、議事録代わりにも活用することができます。
実施後
議事録は、会議中の決定事項ややり取り、誰がいつまでにどのようなアクションをするのかといった役割分担、次回の予定を記録して参加者で共有しましょう。参加者間での認識齟齬を防ぐだけでなく、参加者以外のメンバーへ情報共有も効率的におこなうことができます。
まとめ
オンライン商談について、導入背景や実態と具体的な進め方を解説しました。 今回の記事を参考に、オンライン商談の時間をより実りあるものにしていきましょう。
PR会社にて大手～ベンチャー企業のPR支援を経験。テレビ、新聞、雑誌、ウェブなど様々な媒体の方と関わる。出産を機に、ライフワークバランスが実現する充実した働き方を模索し、2021年7月に株式会社パルケに参画。現在は広報として従事。
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