職場で「これって前に議論したよね」や「前回の会議の決定事項やネクストアクションって何だっけ？」などと、振り返った際に情報が曖昧で、困った経験はありませんか。 そのような時の振り返りに欠かせないのが会議の議事録です。今回はちょっとした工夫で簡単に効果的な議事録を作成するポイントを紹介します。
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💡 この記事でわかること
- 議事録とは
- 議事録を活用するメリット
- 参加メンバーの合意形成の場
- 議事録のデメリット
- 残業や会議に集中できない課題も
- 作成後の共有方法や保存管理
- 議事録の効果的な活用方法
- 「会議目的の把握」と「テンプレートの準備」
- 会議をしながらメモを作成
- クラウドベースのツールでメモを簡単共有
- 参考｜とにかく簡単につながる無料グループチャット「パルケトーク」
- 参考｜無料でずっと話せるミーティングアプリ「パルケミート」
- まとめ
議事録とは
議事録には「会議での決定事項や内容を記録・保管すること」と「決定事項に基づくタスクやToDoを設定し、次のアクションにつなげること」の2つの大きな役割があります。
アドバンスト・メディアが発表した調査結果によると、ウェブ会議であったら便利な機能として、「ホワイトボード機能」、「自動翻訳」、「字幕機能」が上位。議事録を作成する際にも活用でき、コミュニケーション活性化に繋がる機能が人気のようです。
【出典】議事録作成は非効率な仕事？若手社員の約半数が議事録作成での残業増加を実感（アドバンスト・メディア）
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議事録を活用するメリット
参加メンバーの合意形成の場
議事録は会議後に共通認識を再確認するためにも使えるため、関係者間での認識相違や揉め事の回避の役割をします。また、会議に参加していなかったメンバーとの共有メモとして使うこともできるため、ジョブ型雇用やリモートワークといった多様な働き方が増えていく中、議事録はたくさんのメンバーが関与するプロジェクトやコラボレーションにとっての必須アイテムと言えます。
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議事録のデメリット
残業や会議に集中できない課題も
限られた業務時間内で、本来の業務と並行して議事録を完成させることは難しいうえ、情報共有のために迅速な作成が求められることもあります。それが原因で、担当者の残業につながり悪循環が生まれてしまうこともあるでしょう。正確な情報を記録するため、「会議に集中できない」「会議出席者への発言確認」などの作業が必要な点も担当者の業務負荷を増幅させ、社員の負担を大きくしていると言えます。
作成後の共有方法や保存管理
プロジェクトやコラボレーションにとって非常に重要な役割を担う議事録ですが、作成が面倒だったり作成後の共有方法や保存管理などに困ったりすることがあります。持続可能で効果的に議事録を作成するためフォーマットを作成したり、事前準備を行うなどのポイントを押さえることが大切です。
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議事録の効果的な活用方法
「会議目的の把握」と「テンプレートの準備」
会議の目的には、何かの決議や決定を行う場合とアイデアや意見を出し合う協議やブレストを行う場合があります。会議の目的を事前に把握し、議事録のテンプレートを準備しておきましょう。
日時、参加者、議題（アジェンダ）等の基本項目に加えて、背景や課題といった協議内容、決定事項、ネクストアクション（To Do）などのテンプレートをあらかじめ準備しておくことで、簡潔で分かりやすい議事録を作成することができます。
会議をしながらメモを作成
従来の会議では、会議中に担当者がノートにメモをとって、会議後に議事録を清書・作成することも多いのではないでしょうか。取締役会等の一部のオフィシャルな会議では清書が必要なことはあると思いますが、大半の会議はプロジェクトやコラボレーションを円滑に進めるための共有や次のアクションにつなげることが最大の目的です。迅速に議事録を作成し、関係者へタイムリーに展開することが求められるため、会議をしながら簡単に文書作成できるツールを積極的に活用しましょう。
クラウドベースのツールでメモを簡単共有
議事録は会議参加者だけでなく、会議に参加できなかったメンバーにも迅速に共有することで、より効果を発揮します。文書作成ツールの中には、クラウドベースで簡単にメモを共有できるツールがたくさんあります。特に、社内外に関係者が多岐にわたるプロジェクトやコラボレーションの場合、会議の都度メールで議事録を送信することは、宛先の漏れがあったり、バージョン管理の観点で効果的な運用とはいえません。また、プロジェクトのテーマやトピックに紐づいて議事録管理できるツールも出てきていますので、皆さんの働き方に合ったツールを見つけて、それらを積極的に活用していきましょう。
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まとめ
会議中の発言を一言一句記録するのは現実的ではありませんし、簡潔に議事録を作成し共有することがプロジェクトをスピーディに運営する上で欠かせないものです。一方で、時には議事録から漏れる重要事項もあったりします。 参考でご紹介したミーティングアプリ「パルケミート」には文字起こし機能が実装されており、会議後に内容を確認することもできるため、議事録の補完ツールとして効果的に活用することができます。 「パルケミート」は完全無料のサービスとなっていますので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
株式会社ジェーシービーにて主に国際事業や新規決済事業に従事。2018年に株式会社メルカリに入社し、同社の金融決済事業であるメルペイの立ち上げを担当。2020年6月に株式会社パルケの創業に参画しながら、2021年より株式会社リクルートでの新規決済プロダクトの事業開発を兼業。
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