自分にあったタスク管理で生産性を向上させよう!メリット・注意点やツールをご紹介

カテゴリ
ハウツー
タグ
タスク管理業務効率
公開日
May 13, 2022
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会社員、フリーランス、主婦の方・・・どんな立場にいてもタスクに追われている日々を過ごしているのではないでしょうか。複数の仕事や予定が同時に進行しているとき、頭では次の行動を考えていても、うっかり何かが抜けていたり、効率的に動けていなかったり、という状況が起こりがちです。 そこで今回は、タスク管理のメリットや注意点、ツールについてご紹介します。

💡 この記事でわかること

タスク管理とは

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タスクは英語で「task:仕事・課された勤め」という言葉が由来になっています。仕事の全体像を洗い出したうえで、細分化して「どの順番」で「いつまでにおこなう」のか計画を立てて実行・管理することを指します。タスク管理は、自分の仕事を効率よく進行させるため、さらにほかのメンバーとスムーズに協働するために必要になってきます。

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3つのメリット

タスク管理の大切さを周りから聞くけれど、「なんでタスク管理した方がいいの」と思う方もいるのではないでしょうか。ここではまず、タスク管理のメリットを解説していきます。

1. 仕事を「見える化」することで優先順位がわかる

タスク管理の一番の目的は、やるべきことは何かを洗い出し、それを「見える化」することです。仕事のタスクがスムーズに進行しないときは、仕事量やそれぞれのタスクにかかる時間を把握できていないときに起こります。それが管理されている状態であれば、一から優先順位付けする手間を省けるため、迷いなく、効率よくスムーズに仕事を進めることができます。

2. 完了までの全体像をつかむことで効率的に進められる

タスクの全体像が見えると、緊急度と重要度も把握でき、どのタスクに重点を置いて取り組むべきかを整理できるようになります。作業の先回りや、事前のリスクヘッジができるのでトラブルが減り、結果的に作業効率アップにつながります。

3. 目的意識を持って取り組める

タスク管理をおこなうと、仕事を何の目的でやっているかも明確になるので、はっきりとした目的意識を持って仕事に取り組めるようになります。目的を明確にして仕事に取り組むことで、アウトプットの品質も高めることができます。

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タスク管理で気をつけるべき注意点

ここからは、タスク管理で気をつけるべきポイントについてご紹介します。

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タスク管理に時間をかけすぎない

仕事を効率的におこなうためタスク管理をするのに、逆に時間をかけすぎてしまっては意味がありません。手間のかかりすぎない無理のない方法を見つけましょう。

振り返る時間をつくる

出社してまず一日のはじまりにタスクを確認し、昨日までの振り返りをするとよいでしょう。メールのチェックや、目についた仕事から始めてしまう方も多いかもしれませんが、今日一日を効率的に終えるためにも必要な時間です。

自分にあったツールを選ぶ

自分の使いやすいツールを選ぶことが何よりも大切です。手帳や付箋などアナログな方法でも問題ありません。 ただし、リモートワークなども増えてきたことから、ほかのメンバーとタスクの進捗を共有する重要性が増してきています。チームで仕事を進める必要のある方はタスク管理ツールを使うことをおすすめします。

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タスク管理をするツール

では、タスク管理をおこなうためのツールについてご紹介します。

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手帳やメモ

パソコンに苦手意識がある方でも、誰でも簡単にはじめることができます。ツールの導入や教育などが必要ないため、依然として手帳やメモを活用している人も多いでしょう。

付箋

手帳やメモと違って、移動したり、外したり、入れ替えたり、色で重要度などに変化をつけるなど、自由度が高く、簡単に貼りなおすことができる付箋も人気な方法の一つです。

ただし、手帳やメモ、付箋は、アナログな方法のため、自己管理には適していますが、メンバー間での共有には不向きと言えます。

タスク管理ツール

汎用ソフトとしてExcelを活用している人も多いかと思いますが、タスク管理に特化したツールも増えてきています。簡単な操作でタスク管理ができ、メンバー間での共有もスムーズにおこなえる便利なツールも数多く登場しています。ツールによって仕様は異なりますが、無料で使えるものやトライアルが用意されているものもありますので検討してみるのもよいでしょう。

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まとめ

今回は、タスク管理のメリットや注意点、ツールについて紹介しました。 日々のタスク管理を習慣化できれば、生産性は確実にアップします。ぜひ今回の内容を参考にして自分にあったタスク管理の方法を見つけてみてください。

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古川 麻衣

PR会社にて大手~ベンチャー企業のPR支援を経験。テレビ、新聞、雑誌、ウェブなど様々な媒体の方と関わる。出産を機に、ライフワークバランスが実現する充実した働き方を模索し、2021年7月に株式会社パルケに参画。現在は広報として従事。

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