多様な働き方の変化により、社内外問わずウェブ会議が頻繁におこなわれるようになりました。「いつでも、どこでも」時間や場所に縛られず、遠隔地にいる相手ともコミュニケーションがとれるウェブ会議には、たくさんのメリットがあります。 では、ウェブ会議を意味のあるものにするためには、どのように取り組むとよいのでしょうか。 今回は、ウェブ会議を効果的・効率的に実施するために押さえておきたいポイント、具体的な進め方について解説します。
💡 この記事でわかること
ウェブ会議の導入目的と効果
社内外の会議を問わず、会議は対面ではなくオンラインでおこなう企業が増えています。 情報共有や意思決定の迅速化、社内コミュニケーションの活性化など、その導入目的は多様化しています。ウェブ会議システムの導入目的はどのようなものなのか、ウェブ会議システムの導入目的と導入後の効果などをみていきましょう。
目的は「テレワーク環境の整備」
MM総研が2020年4～5月にかけておこなった「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査 」によると、ウェブ会議システムの導入目的は、「テレワーク環境の整備」が21 ％と最も多く、「社内ミーティング・コミュニケーションの向上（18 ％）」、「対面でのミーティング数の削減（18 ％）」、「社外とのミーティング、コミュニケーションの向上（15 ％）」と続きます。
ウェブ会議システムのメリットは、インターネット環境さえあればどこでも簡単に相手の顔を見ながらコミュニケーションできることです。 新型コロナウイルスの影響でテレワーク環境を整備する必要に迫られる中、出社時と変わらないコミュニケーションの質を担保するツールとして導入されたことがわかります。
【出典】SaaS・コラボレーションツール利用動向調査（MM総研）
効果は「時間短縮、手間の削減」
SB C&S株式会社が2020年8月におこなった「ビデオ会議に関する意識調査」によると、ウェブ会議の導入メリットの第1位は「移動時間や交通費が減る（80.0%）」、第2位「無駄な会話が減る（42.8%）」、第3位「会議室の確保が不要（40.3%）」といった時間短縮や手間の削減が上位にランクインしました。
▼ビデオ会議にはどのような利点があると感じますか？（複数回答n=400）
普段の通勤だけでなく、出張に伴う交通費・宿泊費といった経費と移動時間を削減できることも大きなメリットと言えるでしょう。
【出典】ビデオ会議に関する意識調査（SB C&S株式会社）
ウェブ会議の進め方
それでは、ここからはウェブ会議の進め方についてご紹介します。 ここでは「実施前」「実施中」「実施後」の3つにわけて、それぞれのポイントを解説していきます。
実施前 | ・スケジュールの確保
・アジェンダの作成（議題、ゴールの設定）
・リマインドの連絡（資料の送付） |
実施中 | ・参加者の役割を明確にする
・ホワイトボードを活用しよう（視覚からも話をとらえることができる）
・設定時間を過ぎないように注意
・ネクストアクションや次回の予定を確認 |
実施後 | ・議事録の共有 |
実施前
リマインドの連絡を入れる際、会議時に使用する資料を一緒に添付すると良いでしょう。事前に目を通してもらうことで、会議の時間短縮や不明点や質問をあらかじめ用意することができるため、活発なコラボレーションに発展します。
実施中
参加者の役割を明確に
ウェブ会議では一人ずつ個別の端末で接続するとは限りませんので、会議の冒頭で誰が参加しているのか挨拶しておくと丁寧です。また、ウェブ会議では特に進行役となるファシリテーターが会議の良し悪しを決めると言っても過言ではありません。そうした意味でも、参加者の立ち位置を皆で共有し、明確にしておきましょう。
コメント・メモ機能を活用しよう ウェブ会議ツールにコメント機能やメモ機能がある場合は、積極的に利用しましょう。音声だけで会議を進行するより、対面会議と同様に、話のポイントを視覚でとらえられる状態にしておくと、参加者の考えもまとまりやすくなります。また、議事録代わりにも活用することができます。
実施後
議事録は、会議中の決定事項ややり取り、誰がいつまでにどのようなアクションをするのかといった役割分担、次回の予定を記録して参加者で共有しましょう。参加者間での認識齟齬を防ぐだけでなく、参加者以外のメンバーへ情報共有も効率的におこなうことができます。
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まとめ
ウェブ会議について、導入目的や効果と具体的な進め方を解説しました。今回の記事を参考に、みんなでウェブ会議の時間を、より実りあるものにしていきましょう。
PR会社にて大手～ベンチャー企業のPR支援を経験。テレビ、新聞、雑誌、ウェブなど様々な媒体の方と関わる。出産を機に、ライフワークバランスが実現する充実した働き方を模索し、2021年7月に株式会社パルケに参画。現在は広報として従事。
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