テレワークの導入など働き方の変化により、ウェブ会議が頻繁におこなわれるようになりました。「いつでも、どこでも」時間や場所に縛られず、遠隔地にいる相手ともコミュニケーションが取れるようになりメリットもたくさんありますが、反面、ウェブ会議に慣れてしまい気が緩んでしまいがちになっている方もいるのではないでしょうか。
相手に不快感を与えないよう身だしなみを整えたり、ネット接続やマイクの調子を確認をしたり、最低限のマナーは守りましょう。
そこで今回は、今さら聞けない最低限知っておきたい「ウェブ会議におけるマナー」についてご紹介します。
💡 この記事でわかること
- コミュニケーション手段として利用頻度が増えた「ウェブ会議」
- 今さら聞けないウェブ会議のマナー
- 1. カメラ・マイクは事前にチェック
- 2. 身だしなみと映り込みに注意
- 3. 相手の話が終わるまで聞く
- 4. あいづち・絵文字などを使ってリアクション
- 5. 発言しないときはマイクをオフ
- 6. 途中入退出は事前に伝える
- 番外編｜ 議事録を作成し、参加者以外にも情報共有しよう
- まとめ
コミュニケーション手段として利用頻度が増えた「ウェブ会議」
コロナ禍前と比べ、テレワークなど働く環境の変化により、ウェブ会議などのコミュニケーションツールの普及が一気に加速しました。
当社が、ウェブ会議の実施状況について企業にお勤めの20～60代以上の男女642人を対象に調査を実施したところ、「ウェブ会議を実施している」と回答した人は63.5％いることがわかりました。今後も、ハイブリットワーク、リモートワークなどの働き方に関係なく、ウェブ会議の需要は伸び続けるのではないでしょうか。
今さら聞けないウェブ会議のマナー
ウェブ会議を自宅や、慣れた相手とおこなう際も、最低限のマナーを守って参加したいものです。対面会議との違いも含めて、ウェブ会議に参加するときに気をつけたいマナー、注意点について解説します。
1. カメラ・マイクは事前にチェック
社内会議はカメラオフOK、などルールがある職場もあるかと思いますが、それ以外は、基本的にはカメラはオンにしてウェブ会議にのぞみます。
そこでまずは、カメラとマイクの確認をしましょう。Wi-Fiの不調などもウェブ会議前に知ることができます。また、画面から遠すぎても顔が小さくなってしまい表情が見えないので、カメラとの距離や角度についても相手目線で調整しましょう。
特に初めての相手には、マスクを外せる状況であれば、マスクを外して参加し、きちんとご挨拶すると好印象です。
2. 身だしなみと映り込みに注意
自宅でおこなう際は特に、服装や背景・部屋の映り込みに気をつけましょう。
テレワーク中は人に直接会わないため、身だしなみに無頓着になりがちです。ウェブ会議でも対面時と変わらない配慮で、相手に不快感を与えないよう、清潔感のある服装と身だしなみを意識しましょう。
背景については、コンセントや部屋の配置によって思い通りにならない場合もあるかと思います。ぼかし機能やバーチャル背景を活用したり、映り込みの少ないウェブ会議システムを活用するとよいでしょう。
3. 相手の話が終わるまで聞く
インターネット環境やマイクの性能にもよりますが、ウェブ会議では、対面の会議に比べて声が聞き取りにくい、声が途切れて聞こえる、タイムラグがあり少し遅れて聞こえてくる、といった状況も発生しがちです。
ウェブ会議では対面の会議以上にゆっくり、はっきり話すよう意識します。また、相手の話を途中でさえぎらずに、最後までしっかり聞くこともとても重要です。
発言内容が聞き取れなかった場合は、丁寧に相手に伝えてもう一度話してもらうようにしましょう。なんとなく聞き流してしまい、あとからトラブルになるのは避けたいものです。
4. あいづち・絵文字などを使ってリアクション
ウェブ会議を活性化させるためには、リアクションが効果的です。対面時には声に出して自然にあいづちができていましたが、ウェブ会議の途中でマイクをオンにしてあいづちをすると、話をさえぎることにもなりかねません。
そこで、マイクをオフのまま大きくリアクションしたり、絵文字機能を使うなど、目で見て伝わるコミュニケーションをとるとよいでしょう。
5. 発言しないときはマイクをオフ
キーボードを打つ音や生活音は自分にとっては日常の音でも、他の参加者の気を散らしてしまう可能性があります。発言中以外はマイクをオフにする習慣を心がけましょう。
6. 途中入退出は事前に伝える
移動時間がない分、ウェブ会議の予定を隙間なく入れてしまった、なんてことも少なくないでしょう。
会議が盛り上がって長引いてしまい、「次の会議に間に合わない！」というケースも出てきます。他の参加者に失礼にならないよう、事前に抜ける時間をお伝えし、時間になったらチャット機能を活用して、「時間になりましたので、お先に失礼します。」などコメントを入れてからウェブ会議から抜けるとスムーズです。
番外編｜ 議事録を作成し、参加者以外にも情報共有しよう
ウェブ会議と言っても、社内ミーティングや、社外との商談、オンラインセミナーなど活用方法は様々です。短時間のミーティングなら、議事録は簡単なメモなどで済ませる場合も多いと思いますが、発言内容を細かく記録したい場合の議事録の作成は何かと大変です。
そこで活躍するのがウェブ会議システムに備えられている文字起こし、録音・録画などの便利機能です。これらの機能を活用することで会議の内容を手間なく記録でき、参加していない人にも情報共有することができるようになります。
まとめ
以上、ウェブ会議で知っておきたい最低限のマナーについてご紹介してきました。
参加者から自分がどう見えるか、どのような印象を与えるかをしっかりと意識し、参加者全員が気持ちよくウェブ会議に参加できるよう心がけることが大切です。
4月から新社会人になった方も、いまやウェブ会議にすっかり慣れてしまった方も、今回ご紹介した基本をあらためて確認いただき、みんなでウェブ会議の時間を、より実りあるものにしていきましょう。
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