通常のオフィスを借りるには多額の費用がかかるため、フリーランスや起業したばかりの方たちが多く利用しているバーチャルオフィスツールですが、テレワークの導入とともに導入を検討する企業や団体が増えています。 そこで今回は、バーチャルオフィスツールの概要、メリット・デメリット、選び方を紹介します。
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💡 この記事でわかること
- バーチャルオフィスツールとは
- メリット
- ちょっとした会話、雑談などコミュニケーションの増加
- 孤独感やストレスの軽減
- 仕事、ステータスの可視化
- デメリット
- 操作が複雑で難しい
- 監視されているような感覚を持ってしまう
- バーチャルオフィスの選び方
- まとめ
バーチャルオフィスツールとは
バーチャルオフィスツール（以下、バーチャルオフィス）とは、VRオフィスや仮想オフィスなどとも言われ、インターネット上の仮想空間の中にあるオフィスを指します。物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースとは異なります。 仮想空間にオフィスを構えることで、通勤という概念がなく、世界中のどこからでも出社が可能になります。同じ部署やチームで働くメンバーで「作業中」「休憩中」などのステータスをリアルタイムに共有し、周りの動向を実際のオフィスのように把握することができます。そのため、感染症対策や働き方改革でリモートワークが浸透するにつれ、バーチャルオフィスを導入する企業や組織が増えています。
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メリット
ここからはバーチャルオフィスを利用するメリットについて解説します。
ちょっとした会話、雑談などコミュニケーションの増加
業務時間は常に仕事のメンバーとつながることができます。リモートワークでは、「会話不足」「コミュニケーション不足」が問題視されがちですが、業務におけるコミュニケーションはもちろんのこと、雑談などのカジュアルなコミュニケーションも気軽におこなうことができます。
孤独感やストレスの軽減
バーチャルオフィスは、メンバーがログインすると現実のようにそこに「居る」ことがわかるようビジュアル面が工夫されているため、孤独感を解消してくれます。出社していないと、リアルとはまた違うストレスを感じます。バーチャルオフィスを使ってコミュニケーションを促すことにより、孤独感によるストレスを軽減することができます。
仕事、ステータスの可視化
仕事の進捗や休憩中などのステータスを表示することで、現実世界のように誰が何をしているのかが可視化され、メンバー間で共有することができます。効率も良くなり、評価や勤務実態に対する不安も解消され、チーム全体としての生産性を高めるのに役立つと言えるでしょう。
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デメリット
メリットを見てきたとおり、バーチャルオフィスは業務の生産性を高めるのに非常に有効的です。一方で、デメリットもあります。ここからはバーチャルオフィスを導入する際のデメリットについて解説します。
操作が複雑で難しい
近年うまれた比較的新しいツールなため、操作が難しそうで不安だという方も多いかと思います。不慣れな間は、一時的に生産性が下がってしまう可能性がありますが、メンバー内でサポートし合うことが大切です。自社にとって適切なツールであるか、導入前に無料トライアルなどをうまく活用するとよいでしょう。
監視されているような感覚を持ってしまう
ステータスや進捗をリアルタイムで確認できることがメリットとなる一方で、監視されているように感じてしまい、ストレスを感じる方もいます。人によっては心理的負担となるような機能もあるため、「どの機能を使うのか」、「業務時間中でもオフラインにしてよい時間を作る」など、プライバシーとのバランスを取りながら、理解を得て導入することが大切です。
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バーチャルオフィスの選び方
具体的にはどのようなバーチャルオフィスがあるのでしょうか。 おすすめ5選について、特徴や主な機能・料金をご紹介していますので参考にしてみてください。
まとめ
今回は、バーチャルオフィスツールの概要、メリット・デメリットについて解説してきました。 バーチャルオフィスツールを導入することで、会話や会議が活性化され生産性が向上します。リモートワークにおける生産性に悩んでいる方は、ぜひこの記事を参考にしながら、自社に合ったツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
PR会社にて大手～ベンチャー企業のPR支援を経験。テレビ、新聞、雑誌、ウェブなど様々な媒体の方と関わる。出産を機に、ライフワークバランスが実現する充実した働き方を模索し、2021年7月に株式会社パルケに参画。現在は広報として従事。
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