Web会議の生産性が劇的に向上する「たった2つのステップ」

いまや一般化してきたウェブ会議には時間と場所を選ばず、簡単に会議を開催できるなどメリットがあります。一方で、対面での会議と比較して、なかなうまく進めることができず、生産性に課題を感じているマネージャーも多いのではないでしょうか？

「やっぱり会議は対面に限る」と結論付けてしまうのは、ちょっと待って。「アジェンダ」と「議事録」の作成という、たった2つの当たり前のステップを徹底するだけで、ウェブ会議の生産性を劇的に向上させることができます。

ぜひ、日々のウェブ会議の進め方のアップデートにお役立てください。

💡 この記事でわかること

Sansan株式会社が行った「ビジネスシーンの実態調査2020」によると、「オンライン会議で困ったこと」として、51％の人が「話し手が一方的に話しているように感じる時がある」が最も多い回答でした。オンラインでの会議では2人に1人がコミュニケーションに課題を感じているということがわかります。そこで今回の記事では、ウェブ会議と対面会議の違いに目を向け、「コミュニケーションの取りづらさ」を解消するためのポイントをお伝えします。

【出典】ビジネスシーンの実態調査2020（Sansan株式会社）

私たちは、対面会議では、「他の参加者の表情」や「資料のどこを見ているか」など、多くの間接的な情報を汲み取り、コミュニケーションの取り方を調節しています。

一方で、ウェブ会議ではカメラに映った情報しか得ることができず、カメラをオフにしている場合は視覚的な情報を得ることができません。

「理解できていないようだから、もう一度説明しよう」「言いたいことがありそうだから意見を聞いてみよう」といった、対面での会議で普通にできることが、しづらい状況に置かれています。

この間接的な情報の少なさが、ウェブ会議での「コミュニケーションの取りづらさ」の大きな要因になっているのです。

ウェブ会議の「コミュニケーションの取りづらさ」を補うために「他の参加者の表情」などを汲み取り、コミュニケーションをとっていくことは重要ですが、カメラをオンにしていたとしても、どうしても限界があります。

そのような状況では、曖昧な部分を残さずに、文字に落として認識を常に確認しあうことがとても重要です。

この2つのステップを徹底し参加者間で共有をすることが、ウェブ会議の生産性を劇的に向上させる一番の処方箋になります。

会議の前には、当日の議題や進め方をまとめたアジェンダを作成し参加者へ共有しましょう。特にウェブ会議では、それぞれの参加者に目的意識を持って参加してもらうことが重要となります。目的意識なく参加してしまうと、カメラをオフにして、会議の内容を聞き流しながら内職をするといった、最も生産性の低い会議となってしまいかねません。そのため、各参加者に考えをまとめておいてほしいことや、準備しておいてほしいことについてもしっかりと明記する必要があります。

特に、ブレストを行いたい場合などは、会議室のホワイトボードの前でわいわいとはいきません。事前にしっかりとベースになるアイデアを考えてきてもらうことが重要です。

対面の会議では、会議終了後に誰かが議事録を作成して共有すれば、大きな問題はありません。

一方で、ウェブ会議では、会議の中で一つずつと認識を合わせて進めなければ、対面のように気軽に発言がしにくい分、参加者間の理解がどんどん離れていってしまうことが懸念されます。

そこで、ウェブ会議では視覚的にとらえることができるよう、同時編集できるドキュメントツールや画面共有機能を活用し、会議中に参加者全員で議事録を更新しながら認識を合わせていくことがとても有効です。

会議の最後には、次回の会議までのネクストアクションを具体的に決めて、議事録にもしっかりと明記しましょう。

会議後の議事録作成の手間が減ることにより、仕事全体の生産性の向上にも繋がります。

ウェブ会議を実施するようになってから会議の本数が倍増したという話や、マネージャーが1日中会議に追われているといった話も珍しくありません。最近では「ウェブ会議疲れ」という言葉も出てきています。

アジェンダも不明確なまま、とにかく「なんでもかんでもウェブ会議」をするばかりでは、会議の生産性だけでなく、仕事全体の生産性の低下にも繋がってしまいます。

「アジェンダ」と「議事録」の作成を徹底し、「本当に必要な会議なのか？」「参加者の顔ぶれ・人数は適切なのか？」という本質的な気づきが得ることも、生産性を高める第一歩になるのではないでしょうか。

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