会社全体の動きを把握するためにチャットを活用しよう！

新型コロナウィルス対策として、緊急避難的に多くの企業で導入が進んだテレワーク。コロナ収束後も、柔軟な働き方の一つのオプションとして、継続してテレワークを推進していく企業も多いのではないでしょうか？

企業にとっても、働く人にとっても多くのメリットがあるテレワークですが、チームメンバー間の「情報格差」を生み出しやすいのも事実です。

そこでこの記事では、チームとしてリモートでも成果を出してくための生命線となる「情報共有」のポイントについてお伝えします。

💡 この記事でわかること

弊社で行った「現在の働き方とコミュニケーション課題」に関する調査で、「コロナ禍前と比較した会社の売上の変化」を尋ねたところ、コミュニケーション手段の一つとしてチャットを導入していない会社に勤務する人のうち、約25％が「分からない」と回答し、その割合は、チャットを導入している企業の、実に2倍にのぼりました。

この結果から、働き方の変化に合わせて情報共有の手段や考え方を変えてかなければ、チームメンバー間の「情報格差」が拡大し、会社の動きについていけない”浦島太郎”をどんどん生み出してしまう危険性を示していると言えます。

【出典】「現在の働き方とコミュニケーション課題」に関する調査（株式会社パルケ）

リモートでのコミュニケーションの最大の特徴は「職場のメンバーがいま何をしているのかが物理的に見えない」ということです。言い換えると「日本特有の”あうん”のコミュニケーションが成立しない」のです。

私たちは職場で、他のメンバーが働いている雰囲気や漏れ聞こえてくる会話の内容などから多くの情報を得ています。例えば、職場にいると「上司が忙しそう」「部下の仕事が進んでなさそう」「隣の部署で大きなプロジェクトが進んでいそう」など何となく理解することができます。そういった間接的な情報から、他のメンバーや会社の状況を理解し、それに合わせて”あうん”のコミュニケーションをとっています。

一方で、リモートだと、「職場のメンバーがいま何をしているのかが物理的に見えない」ため、その伝家の宝刀が通用しません。だからこそ、意図的に情報共有の手段や考え方を見直す必要があります。

リモートでのコミュニケーションでは、私たちがこれまで使いこなしてきた「対面」「電話」「メール」という「三大コミュニケーション手段」の効果が激減してしまいます。

「対面」でのコミュニケーションは、そもそも物理的に違う場所にいるためできません。また、「電話」についても、社用携帯を持っていない場合、テレワーク中の相手を捕まえることが難しかったりします。また、相手が社用携帯を持っていたとしても、突然電話することに気が引けたりする経験はないでしょうか？

結果として「メール」中心のコミュニケーションとなるケースも多いと思いますが、メールは気軽に連絡をとる手段としては、使い勝手がいいとは言えません。

そこで、職場で「ちょっといいですか？」と声をかけるのと同じ感覚で使えるコミュニケーション手段が必要となってきます。そこで活躍するのが、離れていても気軽に使えて、やり取りをチーム全員で共有できるチャットです。従来のメールでは、すぐに読まれないというタイムラグや、冒頭や締めの挨拶などのわずらわしさがありました。その点、チャットでは短文で、形式ばった文章は必要ないため、気軽な連絡手段としてリモートでのコミュニケーションの「主役」になりつつあります。

もちろんチャットを導入しただけで、チームメンバー間の情報格差が埋まるわけではありません。コミュニケーション手段の見直しと合わせて、情報共有についてのスタンスを転換していく必要があります。

これまで多くの企業が、基本的に情報をクローズにし、必要なメンバーにだけ開示していくことで、会社の大切な情報を守ってきました。もちろん情報管理を徹底することは重要で悪いことではありません。

一方で、リモート環境下では、間接的な情報を得ることが難しく、意図的に情報をオープンしない限り、どんどん情報格差が広がってしまいます。そして、この情報格差がメンバー間の意識のブレを生み出し、チームとして成果を出していくための大きな壁となります。

そこで、特にリモート環境下においては、できる限りチーム内の情報ややり取りをオープンにしていくことが重要となります。「情報を基本的にクローズにし、必要な人にオープンにする」スタンスから「基本的にオープンにし、守るべき情報だけクローズにする」スタンスへの転換が必要なのではないでしょうか。

情報共有をオープンにするうえでもチャットが活躍します。

いざ情報をオープンにするといっても、いちいちすべての情報をメールやウェブ会議で共有していたのでは、時間がいくらあっても足りません。そのような中で、チャットを用いると、権限を開放し、自分と直接関係のない業務のやり取りも閲覧できる状態とするだけで、オフィスと同じように、間接的な、でもチーム全体の動きと歩調を合わせて業務を進めるために必要な情報を得ることができます。

チャットを用いて、社内外との業務上のやり取りをオープンにすることは、マネジメントの観点でもとても有益です。リモート環境では、メンバーの働いている姿を見ることができません。電話やメールといったクローズなコミュニケーション手段を使って仕事を進めていると、メンバーの動きがブラックボックス化してしまい、アドバイスや動き方の軌道修正が後手に回ってしまいます。チャットを導入し、やり取りをオープンにすることで、このような課題も解決できるのできるでしょう。

仕事でも、地域のコミュニティ活動でも、ゼミやサークル活動でも大活躍です

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パルケミートはログイン不要ですぐに始められるシンプルなウェブ会議ツールです。 ぜひ一度体験してみてください。

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アフターコロナの働き方は、企業や業種によって様々でしょう。「テレワークを継続する」会社も「出社に戻す」会社も、どちらも間違いではありません。一方で、「出社すべきか」「テレワークすべきか」という二元論の、やや乱暴な議論を耳にすることも少なくありません。コミュニケーションが取りやすいから「出社すべき」という考え方もよく出てきます。 今回の記事で書いたような、リモートでのコミュニケーションを見直すことで、「出社とテレワークのいいとこ取り」をした柔軟な働き方を、選択肢の一つとしてみてはいかがでしょうか。

また、リモートでのコミュニケーションやオープンな情報共有にはウェブ会議やチャットが欠かせません。そこで活躍するのが、ミーティングアプリ「パルケミート」やビジネスチャット「パルケトーク」です。完全無料のツールですので、ぜひ一度お試しください。

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