新型コロナウィルスをきっかけに、最も普及したビジネスコミュニケーションツールといえばウェブ会議システムではないでしょうか。これまで当たり前に対面で行われてきた会議もオンラインが主流となり、移動時間や交通費の削減などメリットもたくさんあります。
そこで今回は、ウェブ会議のメリットや活用シーンを振り返りつつ、自分たちに合ったウェブ会議システムを選ぶポイントについて解説します。
1. ウェブ会議とは
遠隔地にいる相手とインターネットを介してリアルタイムで会議ができるツールです。音声や映像だけでなく、データやアプリケーションの共有、文字のコミュニケーションが可能となります。
帝国データバンクの調査結果によると、新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、働き方改革の取り組みに変化がみられたか尋ねたところ、「新型コロナ拡大をきっかけに取り組みを開始した」働き方として「オンライン会議の導入」が49.4％と半数近くにのぼったとのことです。会議や打ち合わせのスタンダードは対面からウェブ会議に一気にシフトしたことが分かります。
2. ウェブ会議を活用するメリット
2.1 どこからでも参加でき、多様な働き方の実現が可能に
最大の特徴はなんと言っても、参加者たちが会議室に集まることなく、どこからでも参加できることでしょう。自宅、カフェ、オフィス、オフィス以外の拠点（店頭や工場など)、実家、旅行先（海外でも！）など、どのようなロケーションであっても、PCやモバイルと通信環境があれば参加できます。
働く側からみると、リモートワーク、テレワーク、副業・兼業など自分にフィットした働き方を選ぶことができ、会社側からみると多様な働き方を認めることで採用力強化の実現も見込まれます。
2.2 意思決定のスピードアップと業務効率化の推進
ウェブ会議であれば移動時間が不要になるため、参加者たちに時間的余裕が生まれるためスケジュールの調整がスムーズになります。それにより、取引先や忙しい上司・先輩とも会議が開催しやすくなり、意思決定がスピードアップすることでしょう。
また、移動時間が不要になることで人件費や交通費の削減も期待できます。会議資料の印刷・配布業務もゼロになるのでペーパーレスおよび業務効率化にもつながります。
3. ウェブ会議を活用するデメリット
インターネットの通信環境や適切なウェブ会議ツールの導入、カメラ・マイクなどといった周辺機器の準備がスムーズなウェブ会議の実現に向けて一番大切な作業とも言えるでしょう。また、実際にウェブ会議に参加してみると、相手の表情が見えづらい、雰囲気がつかめない、などというオンライン会議ならではの問題も出てきます。対面とは異なる事前対策が必要です。
4. ウェブ会議システムの活用シーン
4.1 場所を選ばない会議
在宅勤務、オフィス勤務など様々なワークスタイルの人々がいることが世の中のスタンダードになりました。いまやウェブ会議は一部の人たちだけのためのツールではなく、ごくごく一般的なビジネスツールと言えるほど浸透しています。
会社間であってもロケーションフリーなウェブ会議で行われることが増えており、会社を超えたコラボレーションが従来以上に活発です。
4.2 1on1で定期的なコミュニケーション
1on1とは、部下・後輩の育成やモチベーションアップを目的として、週1回など定期的な頻度で上司・部下、先輩・後輩が1対1でミーティングを実施することを指します。リモートワークでは若手社員は気軽に上司・先輩に相談できない不安を抱えていると言われており、ウェブ会議を活用した1on1は再注目されています。
4.3 遠隔地にいる優秀な人材との面接
コロナ禍では感染防止の観点はもちろん、県をまたいだ移動に関して制限も多いこともあり、ウェブ面接（オンライン面接）が一気に普及しました。どこに住んでいても、どこで働いていても気軽に参加できるというメリットは大きく、企業の採用母集団を大きくするため採用面接のオンライン化の流れは止まることはないでしょう。
4.4 開催者・参加者ともにメリットの多いウェビナー
従来の、ひとつの場所に集まる形式でのセミナー、イベント開催は、会場の手配などの事前準備、会場における受付対応や会場案内などの当日対応ともに大きな負担がありました。ウェブ会議システムを活用したオンラインセミナー（ウェビナー）やカンファレンスは、録画や録音機能を活用できるなど、開催企業の周辺業務負担を大きく軽減してくれます。
また、参加者としても移動不要なので気軽に参加できるため、双方にとってメリットが大きいと言えます。
4.5 拠点間のコミュニケーション
オフィスとその他の拠点（店頭や工場など）だとスタッフ同士が顔を合わせる機会がそもそも少ないため、EメールやFaxなどによるコミュニケーションだと温度感や意図が伝わらないこともあります。ウェブ会議であれば相手の表情を確かめながら情報共有や議論を進めることができます。
5. ウェブ会議を導入する際のポイント
5.1 システム環境は自社に適しているか
いまやウェブ会議システムは誰もが利用するウェブツールです。取引先を含めて、自分たちに適したウェブ会議システムを見極める必要があります。どのデバイス（PC、モバイル、タブレットなど）に対応しているか、専用アプリのダウンロードが必要か、アカウントを持っていない人でも参加できるべきかなどの観点でチェックしてみてください。
5.2 分かりやすさと機能のバランス
ブレインストーミングで活躍するホワイトボード、ウェビナーで便利なアンケート、研修で必要なブレイクアウトルームなどウェブ会議システムは高機能化が日々、進んでいます。
一方で、機能が多すぎて複雑な設定が求められるあまり、一部の人にしかミーティングの予約や招待もできないという企業もあるようです。自分たちの活用シーンも踏まえながら、使い勝手がよいウェブ会議システムを選びましょう。
5.3 継続できる価格
料金の安さだけでなく、自社に合った料金体系かどうかも大切です。ウェブ会議に参加できる人数、会議時間の制限、必要なサポート機能などを見極めた上で無理のないコストか確認しましょう。
また、自分たちが理想とするウェブ会議システムかどうかは使ってみないと分からないため、無料期間や無料プランを活用して試してみることも大切です。
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