テレワークで大活躍するチャットでのコミュニケーション。いまテレワークを実施していない企業でも、社内外のコミュニケーションにチャットを導入する企業が急増しています。
そこで、今回の記事では、いまチャットが注目されている7つのワケをお伝えします。チャットを使いたおして、もっと楽しく生産的なコミュニケーションを実現していきましょう！
💡 この記事でわかること
- 約半数の企業がチャットを導入
- いまチャットが注目されている7つのワケ
- その①｜他の手段と比べて、情報共有の効率が圧倒的！
- その②｜気軽なコミュニケーションで強くなるチームのつながり
- その③｜経営者・マネージャーの意思決定を助ける！チーム内の動きの見える化
- その④｜メンバーの横のつながりがもたらす化学反応
- その⑤｜業務引き継ぎの時間もミスも大幅に削減！
- その⑥｜その会議、ほんとうに必要ですか？
- その⑦｜言った言わないの不毛な議論からさようなら
- まとめ
約半数の企業がチャットを導入
弊社で行った「現在の働き方とコミュニケーション課題」に関する調査で、チャットの導入状況を尋ねたところ、従業員数300名以上の企業で53.8%、300名未満の企業でも33.3%がチャットを導入していることがわかりました。
また、勤務先でチャットを使用している人に、「日々の業務報告」の連絡手段として、最も頻度の高い手段ものを尋ねたところ、「チャット」と回答した人が21.9％にのぼり、「対面」「電話」「メール」という、これまでの3大コミュニケーション手段に加えて、「チャット」の存在感が高まりつつあることがわかりました。
そこで今回は、「いまチャットが注目されているワケ」をお伝えしていきます。
【出典】「現在の働き方とコミュニケーション課題」に関する調査（株式会社パルケ）
いまチャットが注目されている7つのワケ
その①｜他の手段と比べて、情報共有の効率が圧倒的！
チャットを導入する最大のメリットは、ほかの手段と比べて「情報共有の効率が圧倒的に高い」ことにあります。このあと、6つの内容をお伝えしていきますが、すべて情報共有の効率性に集約されると言っても過言ではありません。
私たちは情報共有を連鎖させながら、チームで仕事を進めています。言い換えると、情報共有なくして、チームで仕事を進めることはできません。そして、これまで「対面」「電話」「メール」「書類」などを活用して情報共有をおこなってきました。
もちろん、どの手段も適した場面はありますが、それぞれ弱点があり、少なからずコミュニケーションの無駄が生じてしまいます。「対面」「電話」は一度に伝えられる人数に限りがあるため、伝言ゲームとなりやすく、全ての人に正しく情報が伝わらないことがあります。「メール」は一斉に大人数に情報共有するのに適していますが、いちいち宛先を間違えないように（ここが重要）セットしたり、メール特有のお作法も多く、意外と準備に時間がかかるものです。「書類」も同様に、準備に時間を要してしまいます。
変化の激しい市場環境の中で、企業が成長していくためには、戦略や方針の機動的な見直しが必要であり、さらに戦略や方針を全メンバーに周知するスピード感が重要となってきます。
チャットであれば、関係者ごとのチャットルームを作っておけば、準備に過度な時間を要することなく、一斉に必要な人に同じ情報を届けることができます。迅速・確実な情報共有を目的としてチャットを導入している企業も多いのではないでしょうか。
その②｜気軽なコミュニケーションで強くなるチームのつながり
前の項目では、発信する人と受信する人が明確な一方通行のコミュニケーションについてお伝えしましたが、メンバー間の双方向のコミュニケーションでもチャットが活躍します。
デジタルツールの普及により、在宅勤務だけでなく、外出先や移動中のモバイルワーク、サテライトオフィスでの仕事など、時間と場所に縛られない働き方が広がり、他のチームメンバーと同じ空間で顔を合わせながら仕事をする時間が、ますます少なくなっていくものと考えられます。
同じ空間で仕事をするメリット、それは、ちょっとした質問や相談があるときに、気軽に声をかけ、周囲のメンバーからサポートを得られることではないでしょうか。特に、経験や業務知識の浅い若手社員や中途入社者にとって、そのような環境があるかないかは重要です。
気軽にコミュニケーションをとりたいだけなのに、わざわざ「電話」するのは気が引ける、「メール」だと堅苦しくなってしまう。そんなときに職場で「ちょっといいですか？」と声をかけるのと同じように使えるチャットが活躍します。
チームのつながりを強くするのは、やはりメンバー間のコミュニケーションです。チャットという手段があるかないかで、チームのつながりの強さが大きく変わってくるのではないでしょうか。
その③｜経営者・マネージャーの意思決定を助ける！チーム内の動きの見える化
次に、経営者・マネージャーの視点から考えてみます。言うまでもなく、経営者・マネージャーの仕事は、チーム内の状況を正しく把握し、戦略や方針を考えたり、意思決定をしていくことですが、どこまで正しく把握できているでしょうか？
- 「私はメンバーを信頼して任せているから大丈夫！」（それって放置しているだけでは...）
- 「メンバーに細かく報告させているから大丈夫！」（マイクロマネジメントだと思われてませんか...？）
- 「メールのCCに常に入れてもらっているから大丈夫！」（全部読めてますか...？そもそも本当に全部CCに入ってますか...？）
少しばかりいやらしい書き方になってしまいましたが、メンバーと同じ空間で働く機会が少なくなるにつれ、チーム内の動きを把握することの難易度は高くなっていきます。テレワークの導入により、会社やチーム内の動きがブラックボックス化してしまったと言う話はよく耳にします。
そして、このような課題意識のもと、チャットを導入されるケースも少なくありません。部署や業務、クライアントなどの単位でチャットルームを作り、経営者やマネージャーもそれぞれチャットルームに参加するだけで、メンバーの動きを簡単に把握できます。
チャットを活用すれば、大量の新着メールが届いてしまい大切な内容を見落としてしまうこともありません。また、いちいちメンバーに報告を求めなくても、気になるチャットルームをのぞきにいくだけで意思決定に必要な情報を把握できます。
その④｜メンバーの横のつながりがもたらす化学反応
次に、メンバーの視点からも考えてみます。私たちはオフィスで働いていると、
「何やらマネージャーがバタバタしてるな。何か大きな方針の変更がありそうだ...」
「〇〇さんの仕事が進んでなさそうだからサポートしよう！」
「隣の部署で大きなプロジェクトが進んでいそうだ」
という風に、他のメンバーが働いている様子や漏れ聞こえる内容から、思っている以上に多くの間接的な情報を得ています。そして、オフィスにいないと何がおこるか？こういった情報が入ってこなくなるのです。
「うちのメンバーは会社全体やチーム内の情報にうとい」
「もう少し会社やチーム全体の目線を持って動いてほしい」
という経営者やマネージャーもいらっしゃると思います。
しかし、残念ながら、オフィス以外で働くメンバーが増えてくると当然のことなのです。そして、これを防ぐためには、意図的に情報をオープンにして共有していく必要があります。
そして、ここでもチャットが活躍します。 いざ情報をオープンにするといっても、いちいちすべての情報をメールやウェブ会議で共有していたのでは、時間がいくらあっても足りません。
そのような中で、チャットを用いると、権限を開放し、自分と直接関係のない業務についてのやり取りも閲覧できる状態とするだけで、オフィスと同じように、間接的な、でもチーム全体の動きと歩調を合わせて業務を進めるために必要な情報を得られます。 チームを横断した新商品やプロジェクトのアイデアなど、メンバー間・チーム間の化学反応が起こるかもしれません。
その⑤｜業務引き継ぎの時間もミスも大幅に削減！
次に、業務の引き継ぎ、前任者から後任者への情報共有について考えてみます。 引き継ぎに想定以上の時間がかかってしまった、やっとの思いで引き継ぎが完了したのに、これまで発生しなかったミスやトラブルが発生してしまった、という経験をされた方も多いのではないでしょうか？
業務の引継書やマニュアルを作成して引き継ぎをおこなうケースも多いかと思います。そして、ドキュメントベースでの引き継ぎは必要で大切なことです。一方で、こういったドキュメントから抜け落ちてしまうものが、最終的な決定に至った細かい経緯ややり取りなどではないでしょうか？ 業務やプロジェクトに関する、過去のメールを新任者に転送しているケースも多いかと思いますが、手間もかかりますし、漏れてしまうこともあります。
そこでチャットを使えば、チャットルームに後任担当者を招待するだけでこれまでのやりとりを余すところなく引き継げます。 チャットを使った引き継ぎで、担当変更の度に、クライアントとの関係性をいちから構築、なんていう状況も減るかもしれません。
その⑥｜その会議、ほんとうに必要ですか？
次に、少し毛色が変わりますが、チャットを使うと無駄な会議が減らせるのではないかという話です。
「色々な人の意見を聞く必要があるから、会議を開いて、そこで決めよう！」
ということも多いかと思います。
もちろん、会議を開くことが、最も効率的な手段であるときもあると思いますが、全ての会議が本当に必要な会議と言い切れるでしょうか？関係者の時間を合わせるのが大変だったのに、会議を開いても一部の人しか発言していないし、この会議はやる意味あったのか、という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
ウェブ会議が普及したことで、特にマネージャーが1日中会議ばかりしている、という話をよく耳にします。そして、挙句の果てには、意味のない会議なので、画面をオフにして内職をしているなんていう話も...。
日程調整も必要なく、参加者の時間も奪わないチャットで意見を募るだけで実は十分ということも多いはずです。必要な意見をスピーディーに吸いあげたうえで、仕事もサクサク進められる。無駄な会議をチャットでのやり取りに置き換えることにチャレンジしてみてはいかがでしょうか？
その⑦｜言った言わないの不毛な議論からさようなら
最後に、コミュニケーションの内容を文字で残しておくことの重要性についてです。チャットでのコミュニケーションは、必ず文字に残りますので、口頭でのやり取りと比べ、関係者の認識の齟齬が起きにくくなります。
これを言うと、文字だけでは、細かいニュアンスが伝わらず、逆にコミュニケーションがうまくいかないという反論が聞こえてきそうですが、果たしてそうでしょうか？口頭でのニュアンス頼みのコミュニケーションで合意した結果、「言った、言わない」の不毛な議論に陥ってしまっていることもあるでしょう。
特に、職場のメンバーが同じ空間で働く機会が少なくなるにつれて、認識の齟齬が起きやすくなります。もちろん、直接会話をすることが必要な場面もあると思いますが、話した内容を、チャットで文字ベースで確認しあうひと手間をかけることが、仕事の進めやすさを大きく左右するのです。
まとめ
時間と場所に縛られない働き方が広がりを見せる中で、チャットが注目されているワケを、さまざまな角度からお伝えしてきました。コミュニケーションは、業種や職種、会社のカルチャーと密接に結びついたテーマであり、それぞれの会社にあったやり方を見つけていくことがとても重要です。チャットを活用し、もっと楽しく生産的なコミュニケーションを実現してみてはいかがでしょうか。
並木 広明
株式会社ジェーシービーにて主に人事領域の業務に従事。2017年にアルー株式会社に入社し、大手企業を中心とした人材育成体系の構築支援をおこなうコンサルタント・企業研修講師として活動。並行して2020年6月に株式会社パルケの創業に参画。
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