ここ最近、多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいますが、いざ使うとなると「どんな風にメッセージを送ればいいの？」と悩まれる方も多いはずです。 そこで今回は、職場やコミュニティのチャットですぐに使えるシーン別の例文をご紹介していきます。「なんて送ればいいか毎回迷う…」など、メッセージの作成にお困りの方はぜひ参考にしてみてください。
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💡 この記事でわかること
- チャットで情報を一斉送信するメリット
- 緊急性の高い情報共有も即時に伝達できる
- 社内コミュニケーションの促進
- 【シーン別】職場やコミュニティですぐに使える例文
- 上司などに確認したことを伝える
- 感謝を伝える
- お詫びの気持ちを伝える
- 依頼したいとき
- 緊急連絡をしたいとき
- 催促したいとき
- 遅刻連絡をしたいとき
- チャットでの一斉連絡をうまく使うポイント
- 確認漏れを防ぐためスタンプやタスク機能を活用する
- 対面でのコミュニケーションとの使い分け
- 参考｜とにかく簡単につながる無料グループチャット「パルケトーク」
- 参考｜無料でずっと話せるミーティングアプリ「パルケミート」
- まとめ
チャットで情報を一斉送信するメリット
緊急性の高い情報共有も即時に伝達できる
「クライアントから至急対応してほしいと連絡があった」「仕事でトラブルが発生し急遽ミーティングを行うことになった」など、緊急性の高い情報共有もチャットを使用すれば即時に伝達できます。メールや電話で情報共有を行う場合、メンバーひとりひとりに連絡をしなければなりませんが、チャットで一斉連絡すれば一度で完了するので、迅速かつ確実に情報共有することができます。また、チャットならアプリの通知機能が使えるため、メールよりもすぐに確認してもらえる可能性が高くなります。 さらに「すぐ返信が欲しい」といった場合でも、チャットなら会話形式のコミュニケーションが取れるので、速度と回数を高めることができます。
社内コミュニケーションの促進
社内コミュニケーションの促進にもチャットが活躍します。 「社内イベントに参加してもらった感謝を伝えたい」「メンバーにちょっとした質問をしたい」など気軽にコミュニケーションをとりたい場合、電話やメールではなんだか堅苦しく感じてしまいます。チャットを利用すればメンバーみんなで気軽に会話形式のコミュニケーションをとることができます。また、リアクションをスタンプで表せる機能や、絵文字を使える機能があったりと、メールに比べてカジュアルなコミュニケーションを楽しむことができます。 気軽にコニュニケーションをとれるようになると、社員同士の距離も縮まり、チーム内の雰囲気も良いものになります。
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【シーン別】職場やコミュニティですぐに使える例文
それではここからは、シーン別に例文をご紹介します。短文の中にも何を伝えたいのか、明確な情報を入れて相手に対応してもらうことがポイントです。
上司などに確認したことを伝える
- 〇〇の件、確認しました。
- 承知しました。この内容で進めさせていただきます。
- かしこまりました。○月○日までに対応いたします。
- 「理解しました」は注意
「理解」というのは、その人が言っている意味がわかる、わからないという意味です。したがって、「理解しました」というのは、特に上司やクライアントとのコミュニケーションでは注意が必要です。
- 「了解しました」は注意
「了解」という言葉は、言っていることを理解した上で、こちらが実際にするかどうかをジャッジしているということです。時には失礼に当たりますので、注意をしましょう。
感謝を伝える
- いつもありがとうございます。
- お心遣いいただき、ありがとうございます。
- 先日は打ち合わせのお時間を割いていただき、ありがとうございました。
- 立場によってはフランクさに注意する
ビジネスのメールは、友達ではありませんので、絵文字🙇♂️👏の多様やビックリマーク！などの使用は相手との関係性によっては気をつけましょう。
お詫びの気持ちを伝える
- お返事が遅くなり、誠に申し訳ございません。
- 大変失礼いたしました。以後気をつけます。
- 申し訳ございません。ご指摘いただいた箇所を確認し、直ちに対応いたします。
- 「ごめんなさい」は御法度
当たり前かもしれませんが、社会人では「すみません」「申し訳ございません」などが当たり前です。
- できれば反省後の次の自分の行動も書く
上記でも書いておりますが、「今後こうします」と言ったことが書けるとベストです。
依頼したいとき
- お手数ですが、資料をお送りいただけますでしょうか？
- お忙しいところ恐れ入りますが、○日までにご対応お願いいたします。
- 勝手を言って申し訳ありませんが、本日中にお返事いただければ幸いです。
- 相手のことも考える
部下であっても、どれだけ親しい人でも、その人が予定のことも考えて依頼をしましょう。「お忙しいところではありますが」「急で大変恐縮ですが」などをつけると好印象ですね。
緊急連絡をしたいとき
- 【至急】○日までに必ず回答をお願いします。
- 【緊急連絡】お手数をおかけしますが、至急ご確認をお願いします。
- 恐れ入りますが、至急ご返信をよろしくお願いします。
催促したいとき
- 先日の〇〇の件ですが、○日までにご対応お願いいたします。
- 〇〇の件ですが、進捗状況はいかがでしょうか？
- 納期日が近づいてまいりましたので、ご連絡しました。
- 無視をさせない
チャットでは、「見ていないフリ」も時にはあるでしょう。こちらが悪い時は低姿勢での連絡が大前提ですが、先方の行動が遅い場合などでは、「OO日までにご依頼した件がまだですので、取り急ぎご返信をお願いします」などと言ったコミュニケーションが必要です。
遅刻連絡をしたいとき
- 電車遅延により出社が遅れます。出社時間が分かり次第、再度ご連絡いたします。
- 現場でトラブルがあり、帰社時間が〇分ほど遅くなりそうです。
- 早めに連絡をする
どういった理由であれ、先方の予定なども遅らせてしまう場合などでは遅刻をすることがわかったらすぐに連絡をすることが求められます。着いてから連絡をする事後連絡は決してしないようにしましょう。
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チャットでの一斉連絡をうまく使うポイント
確認漏れを防ぐためスタンプやタスク機能を活用する
チャットは、メールよりもスピーディにやりとりできるのがメリットですが、その分メッセージが流れていきやすいという注意点があります。過去の重要なメッセージを見逃してしまう、返信するのを忘れてしまった、などミスが起こることも考えられます。 こうしたミスを防ぐためには、確認したらスタンプでリアクションしてもらうようにしたり、タスク機能を活用し、タスクを担当者ごとに振り分けるのが効果的です。また、個別にメンションしてメッセージを送る、重要な内容は当てはまるメンバーだけでグループを作り連絡する、など社内でルールを作っておくと確認漏れを防ぐことができます。
対面でのコミュニケーションとの使い分け
チャットにおける会話だけでは、伝わりにくいこともあります。例えば、「仕事が上手くいかなくて相談したい」「悩みを聞いてほしい」などの場合、文字だけでは感情などが伝わりにくい場合があります。 また、伝えるべき内容がややこしいと、行き違いや誤解が発生してしまうこともあります。言葉による表現が難しいような場合には、ウェブ会議ツールなども活用して、対面でコミュニケーションを取ることも大切です。
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まとめ
今回はチャットで一斉連絡するメリットやシーン別の例文、チャットをうまく使うポイントをご紹介してきました。 ビジネスチャットは、情報共有の迅速化と社内コミュニケーションの促進において有効なツールです。今回ご紹介したメッセージの例文やポイントを参考にビジネスチャットをもっと使いこなしましょう。
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