テレワークの普及により、社員同士でコミュニケーションを取るためのツールとしてビジネスチャットを取り入れる企業が増えています。コミュニケーションを円滑に図れる便利なツールですが、マナーを守って使用しないとかえって作業効率が悪くなったり、相手にストレスを与えてしまう場合もあります。 そこで今回は、ビジネスチャットの社内運用ルールを作る理由や、安心して使うための5つの社内ルール、ビジネスチャットのNG行為7選などについてご紹介します。
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💡 この記事でわかること
- 社内運用ルールを作る理由とは
- これで安心！ビジネスチャット5つの社内ルール
- 1. メッセージを送受信する時間を決める
- 2. 内容によりグループトークへの参加者を限定する
- 3. ビジネスチャットの管理者を配置する
- 4. チャット内容の禁止事項を決めておく
- 5. メールとビジネスチャットを使い分ける
- ビジネスチャットのNG行為7選
- 1. 業務に関係ない話をする
- 2. 返信をしない・時間が経ってから返信する
- 3. 早朝や深夜、休日にメッセージを送る
- 4. 長文を送る
- 5. 相手のプライバシーを考慮する
- 6. 全体のチャットに「承知しました」「了解です」と送る
- 7. あいさつ文から始める
- 作業効率UP！ビジネスチャットを使うときの5つのポイント
- 1. プロフィールを設定する
- 2. 検索機能を利用する
- 3. グループトークを分ける
- 4. 簡潔で分かりやすい文章を心掛ける
- 5. 内容を確認したときのリアクション方法を決める
- まとめ
社内運用ルールを作る理由とは
ビジネスチャットを使う際に社内運用ルールを作っておくべき理由は、下記の2点です。
- 情報漏洩のリスクがある
- 円滑にコミュニケーションを図れなくなる
グループトークをバラバラに開設してしまうと統制が取れなくなり、知らず知らずのうちに機密情報が漏れてしまう恐れがあります。 また、自分に必要なやり取りがどこでおこなわれているかわからず、情報をきちんと受け取れない人が出てくる場合もあるでしょう。 さらに、それぞれが好き勝手に発言をしてしまうと情報がまとまらず、内容を上手く共有できなくなってしまいます。 こうした点から、グループトークを開設するときや発言するときのルールを設け、チームで作業をスムーズに進められるよう整備しておく必要があります。
これで安心！ビジネスチャット5つの社内ルール
ここからは、ビジネスチャットを使用する際に必要な5つの社内ルールについて解説します。
- メッセージを送受信する時間を決める
- 内容によりグループトークへの参加者を限定する
- ビジネスチャットの管理者を配置する
- チャット内容の禁止事項を決めておく
- メールとビジネスチャットを使い分ける
1. メッセージを送受信する時間を決める
1つ目が、ビジネスチャットを使う時間帯を決めて制限することです。 いつでもメッセージを送り合える環境だと、業務時間外にも仕事をするようになり、仕事とプライベートの区切りがつきにくくなってしまいます。 こうした状況を防ぐために、ビジネスチャットを使うのは始業時間から終業時間までにするなど、使用する時間を限定するのがおすすめです。
2. 内容によりグループトークへの参加者を限定する
2つ目が、必要なメンバーだけをグループトークに招待することです。 機密性の高い情報をやり取りするグループトークについては、参加者を限定することで、情報漏洩を防げ、社内の統制を取ることができます。 オープンな情報共有はコミュニケーションの活性化を図るうえで重要ですが、まだ公開してはいけない情報が漏れてしまうリスクを回避するため、内容に応じてしっかりとメンバーに限定しておきましょう。
3. ビジネスチャットの管理者を配置する
3つ目が、ビジネスチャットの管理者を決めておくことです。 管理者を決めずに各々でグループトークを開設すると、トークが乱立し、統制しにくくなってしまいます。グループトークが増えすぎて多くのメンバーと共有している状態だと、チームのメンバー内だけで留めておくべき情報が漏れてしまったり、自分に必要な情報を見つけにくくなってしまうため、管理者が必要に応じてグループトークを開設するようにしましょう。
4. チャット内容の禁止事項を決めておく
4つ目が、チャットに書き込む内容に関して禁止事項を決めておくことです。 ビジネスチャットでメンバー全員へ周知事項を連絡したときに、メールと同じ感覚で「承知しました」「了解です」と返信していると、重要なメッセージが埋もれてしまいます。 そのため、内容を把握したことを伝えるときは、スタンプや絵文字でリアクションをするようにすると、必要な情報の見落としを防げます。
5. メールとビジネスチャットを使い分ける
5つ目が、用途によってメールとビジネスチャットを使い分けることです。 例えば、契約書や請求書などの重要な添付ファイルを送るときは、より確実に伝達できるようメールを使った方がよいでしょう。また、人事異動や休職、退職などの挨拶をするときも、メールの方がかしこまった印象を与えられます。 このように連絡手段にビジネスチャットだけを使うのではなく、用途によってメールと使い分けていきましょう。
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ビジネスチャットのNG行為7選
続いて、ビジネスチャットでのNG行為を7つお伝えします。
- 業務に関係ない話をする
- 返信をしない・時間が経ってから返信する
- 早朝や深夜、休日にメッセージを送る
- 長文を送る
- 相手のプライバシーを考慮する
- 全体のチャットに「承知しました」「了解です」と送る
- あいさつ文から始める
1. 業務に関係ない話をする
1つ目が、ビジネスチャットで業務に関わりのないプライベートな話をすることです。 ビジネスチャットはコミュニケーションを円滑にするためのツールではありますが、業務と関係のない話題を長々と続けてしまうと、重要な連絡が流れていってしまいます。 そうすると、業務で必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまい、チームメンバーの作業時間を無駄に増やすことになります。 ただ、メンバーとたわいもない会話をして、気軽に意見を交わしやすい環境作りをするのも大切なので、別に雑談専用のグループトークを開設し、業務に関するやり取りをするグループトークとすみわけておくのがおすすめです。
2. 返信をしない・時間が経ってから返信する
2つ目が、チャットに返信をしない、または時間がかなり経過してから返信をすることです。テンポよくコミュニケーションを取れるのがビジネスチャットのメリットですが、チャットを返さなかったり後になって返信をすると、それまで他のメンバーは回答待ちの状態になり、業務が滞ってしまいます。 すぐに返信ができない場合は「〇日までに回答します。」と伝えておくと、チームのメンバーも返信がないことにヤキモキせずにすみます。
3. 早朝や深夜、休日にメッセージを送る
3つ目が、早朝や深夜あるいは休日など、相手が休んでいるときにチャットを送信することです。ビジネスチャットはいつでもメッセージのやり取りができる反面、プライベートとの区切りをつけにくいのがデメリットです。 休んでいる時間帯や、休みの日にチャットが送られてくると、仕事のことが気になってゆっくり休めない場合があるので、チャットを送るのは業務時間内にしておきましょう。
4. 長文を送る
4つ目が、ビジネスチャットで長文を送ることです。 ビジネスチャットは短文を手短にやり取りするのに向いているツールなので、長文になると相手にとっては見づらく、何が書いてあるか把握するのに手間取ってしまいます。 そのため文章は簡潔にまとめ、「明日のミーティング内容の連絡です」のように先に内容を伝えるようにすると親切です。伝える情報が多いときは、オンラインミーティングで話したり、ドキュメントにまとめてリンクを共有するのがおすすめです。
5. 相手のプライバシーを考慮する
5つ目が、チャットを送る際はメンバーのプライバシーに気を配ることです。チャットは気軽にやり取りができるため、メンバーから聞いた個人的な情報をうっかり他のメンバーに伝えてしまう恐れがあります。 個人的な情報が他の人に知られてしまったことで、当事者がショックを受けてしまう場合もあるので、相手の了解を得ていない情報を勝手に他者に話すのは避けましょう。
6. 全体のチャットに「承知しました」「了解です」と送る
6つ目が、チャットを確認したときに毎回文章でリアクションをすることです。チャットルームが「承知しました」「了解です」でいっぱいになってしまうと、伝えたい情報が前の方に流れてしまい、チャットをさかのぼって見にいかなければなりません。 こうなると作業効率が悪くなってしまうので、スタンプや絵文字でリアクションをするようにするとすっきりし、情報を拾いやすくなります。
7. あいさつ文から始める
7つ目が、メールを送るときの習慣であいさつ文から始めることです。メールでは「お疲れ様です○○（自分の氏名）です。」とあいさつから始めるのがマナーですが、チャットでは名前も表示されているため、あいさつ文は省きましょう。 チャットはやり取りを簡略化するためのツールなので、省ける文章はなるべく省略してみてください。
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作業効率UP！ビジネスチャットを使うときの5つのポイント
最後に、ビジネスチャットを使うときの5つのポイントについて解説します。
- プロフィールを設定する
- 検索機能を利用する
- グループトークを分ける
- 簡潔で分かりやすい文章を心掛ける
- 内容を確認したときのリアクション方法を決める
1. プロフィールを設定する
1つ目が、チャットを受け取った相手がわかりやすいようプロフィールを設定しておくことです。プロフィールはぱっと見て誰からチャットが来たかわかるよう、下記の項目を登録しておきましょう。
- 本名（フルネーム）
- 部署名
- 役職
- 顔写真
ニックネームにするとメッセージを受け取った相手が誰のことか特定できないので、本名を記入しましょう。また、アルファベットだと読みづらいので、漢字やひらがなで入力してください。また、名前だけでなく部署名と役職も入力しておくと、相手がチャットを送るときに探し出しやすくなります。 なお、顔写真が入っているとより判別しやすくなりますが、顔写真を載せたくない場合は、似顔絵のイラストなどを活用するのもおすすめです。
2. 検索機能を利用する
2つ目が、チャットを見返す際に検索機能を使用することです。 ビジネスチャットには検索機能がついているので、見返したいチャットを探すときに便利です。 そのためチャットを作成する際も、後から見返したときに検索に引っかかりやすいよう「○月○日の会議内容」「○○に関するデータ」など、内容に関するキーワードを入れておくとよいでしょう。
3. グループトークを分ける
3つ目が、グループトークを分けて使うことです。 プロジェクトごとに分ける、チームごとに分けるなどその都度グループトークを分けておくと送信先の間違えが減り、必要な情報を探すときにも便利です。また、グループトークの名前にプロジェクトの名称やチーム名を入れておくと、見分けやすくなります。
4. 簡潔で分かりやすい文章を心掛ける
4つ目が、チャットを作成するときは結論を先に述べ、簡潔で理解しやすい内容になるよう気をつけることです。 思いついたまま言葉を並べてしまうと、何が言いたいのかわかりにくい文章になってしまいます。 誰が見ても内容を把握しやすいよう、まず先に結論から入り、箇条書きなども使いながら簡潔にまとめるよう工夫してみてください。
5. 内容を確認したときのリアクション方法を決める
5つ目が、チャットを読んだことを表すリアクション方法を決めておくことです。 毎回「了解です」と文章を送るとグループトークがごちゃごちゃとし、返信する側も入力する手間がかかります。そのため、チャットを確認したら「OK」のスタンプで返す、「グッド」の手の形をしている絵文字で返すなど、ルールを決めておくとよいでしょう。
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まとめ
今回は、ビジネスチャットの社内運用ルールを作る理由や、安心して使うための社内ルール、ビジネスチャットのNG行為などについてお伝えしました。 ビジネスチャットは、社員同士のコミュニケーションを円滑にするために必須のツールです。 まずは、今回おすすめとしてご紹介したパルケトークを使って、チーム内での情報共有に役立ててみてはいかがでしょうか。
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