チームで連携して業務を進めるには、タスク管理がとても重要になります。タスク管理がうまくいかないと、業務の遅れや連携ミスが生じてしまい、メンバーの負担になりかねません。 一方で、上手にタスク管理をすることで、効率的に業務に取り組むことができるようになります。この記事では、タスク管理がうまい人はどのようなことに気をつけているのか、またどのようなことを改善すればより良いタスク管理ができるのかについてご紹介します。
💡 この記事でわかること
- タスク管理をおこなうメリット
- 業務の優先順位が明確になる
- 業務の工程が可視化できる
- 目的意識を持って取り組める
- タスク管理がうまい人の特徴
- スケジュールに余裕を持たせている
- 振り返る時間を設けている
- タスク管理ツールを活用している
- 非効率なタスク管理とその対策
- タスクを細分化できていない
- 時間配分がうまくできていない
- タスク管理の新常識『パルケトーク』
- 参考｜とにかく簡単につながる無料グループチャット「パルケトーク」
- 参考｜無料でずっと話せるミーティングアプリ「パルケミート」
- まとめ
タスク管理をおこなうメリット
タスク管理を適切におこなうことができるようになると、以下のようなさまざまなメリットがあります。
業務の優先順位が明確になる
タスク管理の目的はやらなければならないことを「見える化」することです。業務の完了までにかかる時間や必要な工程などが不透明なままだと「何から手をつけたらいいいのかわからない」といった状況になってしまいます。それらをきちんと管理することで優先順位が明確になり、作業がスムーズにおこなえます。
業務の工程が可視化できる
タスクの全体像が見えるようになるとどこに重点を置いて業務に取り組んだらいいかということがわかるようになり、チームで業務に取り組む場合でもメンバー同士で遅れてしまった作業を補ったり、作業を先回りしておこなうといった柔軟な対応が可能になるため作業効率がアップします。
目的意識を持って取り組める
仕事の目的が明確になることによって、メンバーの一人ひとりがしっかりとした目的意識を持って業務に取り組むことができるようになります。チームの人数が多かったとしても共通のゴールに向かって業務に取り組むことで、結果としてアウトプットの品質も高めることができます。
タスク管理がうまい人の特徴
タスク管理が上手な人はどのように考え、何に気をつけているのかについて紹介したいと思います。タスク管理がうまくいっていなかったり、苦手意識があるといった方はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
スケジュールに余裕を持たせている
タスク管理がうまい人は、スケジュールに余裕を持たせています。プロジェクトをはやく仕上げたいと思うあまりタスクを詰め込みすぎるとトラブルが生じてしまった場合、その対応が難しくなってしまいます。対して、ある程度ゆとりを持ったスケジュールであれば、不測の事態に対して優先順位の低いタスクを後回しにするといった柔軟な対応が可能になります。
振り返る時間を設けている
その日や前日に完了したタスクを振り返り、これからやるべきタスクを見直すことによって、プロジェクト全体の見通しが良くなり優先順位が明確になるので、その日そのときにやらなければならないことに対して集中して取り組むことができます。また1つのタスクにどのくらいの時間がかかったのかといったことも把握できるのでより効率的な業務遂行に繋がります。
タスク管理ツールを活用している
タスク管理が上手な人はカレンダーやメモ帳だけでなくタスク管理ツールをうまく活用しています。チームでタスク管理ツールを活用すれば情報の共有やメンバー間のスケジュールの把握といったことがより簡単にできるので作業の効率化に繋がります。またツールによってはリマインド機能なども備わっているので、作業の漏れといったミスを防ぐことが可能になります。
非効率なタスク管理とその対策
タスク管理がうまくいかない、期限までにタスクが完了しないといった方に向けてその原因と対策をご紹介します。
タスクを細分化できていない
原因の一つとしてタスクがきちんと細分化されていないといったことが考えられます。タスクの洗い出しや分解ができていないと作業を大きなかたまりで捉えてしまい、結果的に優先順位もわからないまま「何をしたらいいのかわからない」といった状況に陥ってしまいます。作業に取り掛かる前にきちんと一つひとつのタスクに分解してから見通しを立てて作業することを心がけましょう。
時間配分がうまくできていない
時間配分も作業効率に大きく関わります。やるべき作業を後回しにして期限ギリギリになって慌てて作業に取り掛かる、といった経験がある方も少ないのではないでしょうか。こういったことを防ぐためにもあらかじめ作業にかかる時間を逆算してタスクに取り掛かるといったことが大切になります。期限だけでなくタスクを始める日程を決めるというのも効果的な対策でしょう。
タスク管理の新常識『パルケトーク』
パルケトークは「仕事やコミュニティでつながる無料チャットアプリ」です。チャットメッセージから簡単にタスクを作成し共有することができます。また、自分のタスク、友だちのタスクをトーク内のメンバー全員で一覧管理できるため、抜け漏れを防ぐこともできます。
完全無料ですべての機能を利用でき、作成できるグループトーク数や、閲覧できる過去履歴に制限がありません。共有されたURLをクリックしメールアドレス認証をするだけで、誰でも簡単にチャットに参加できるため、会社でも手軽に導入できます。
参考｜とにかく簡単につながる無料グループチャット「パルケトーク」
仕事でも、地域のコミュニティ活動でも、ゼミやサークル活動でも大活躍です
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- 便利な「タスク機能」を使って効率的なコラボレーション
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参考｜無料でずっと話せるミーティングアプリ「パルケミート」
パルケミートはログイン不要ですぐに始められるシンプルなウェブ会議ツールです。 ぜひ一度体験してみてください。
- 無料で時間制限がないウェブ会議
- アカウントもアプリダウンロードも不要
- 会話の「文字起こし」を会議後に振り返り
- ChatGPT APIを活用した「チャットAI機能（β版）」で議論を活性化
まとめ
今回はタスク管理をうまくするコツ、うまくできない原因と対策についてご紹介しました。上手にタスク管理をすることができれば、日々の業務がより円滑に進み会社の業績アップにもつながります。ぜひ今回の内容を参考にタスク管理をしてみてください。
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