チームで連携して業務を進めるには、タスク管理がとても重要になります。タスク管理がうまくいかないと、業務の遅れや連携ミスが生じてしまい、メンバーの負担になりかねません。 一方で、上手にタスク管理をすることで、効率的に業務に取り組むことができるようになります。この記事では、タスク管理がうまい人はどのようなことに気をつけているのか、またどのようなことを改善すればより良いタスク管理ができるのかについてご紹介します。

💡 この記事でわかること

タスク管理を適切におこなうことができるようになると、以下のようなさまざまなメリットがあります。

タスク管理の目的はやらなければならないことを「見える化」することです。業務の完了までにかかる時間や必要な工程などが不透明なままだと「何から手をつけたらいいいのかわからない」といった状況になってしまいます。それらをきちんと管理することで優先順位が明確になり、作業がスムーズにおこなえます。

タスクの全体像が見えるようになるとどこに重点を置いて業務に取り組んだらいいかということがわかるようになり、チームで業務に取り組む場合でもメンバー同士で遅れてしまった作業を補ったり、作業を先回りしておこなうといった柔軟な対応が可能になるため作業効率がアップします。

仕事の目的が明確になることによって、メンバーの一人ひとりがしっかりとした目的意識を持って業務に取り組むことができるようになります。チームの人数が多かったとしても共通のゴールに向かって業務に取り組むことで、結果としてアウトプットの品質も高めることができます。

タスク管理が上手な人はどのように考え、何に気をつけているのかについて紹介したいと思います。タスク管理がうまくいっていなかったり、苦手意識があるといった方はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

タスク管理がうまい人は、スケジュールに余裕を持たせています。プロジェクトをはやく仕上げたいと思うあまりタスクを詰め込みすぎるとトラブルが生じてしまった場合、その対応が難しくなってしまいます。対して、ある程度ゆとりを持ったスケジュールであれば、不測の事態に対して優先順位の低いタスクを後回しにするといった柔軟な対応が可能になります。

その日や前日に完了したタスクを振り返り、これからやるべきタスクを見直すことによって、プロジェクト全体の見通しが良くなり優先順位が明確になるので、その日そのときにやらなければならないことに対して集中して取り組むことができます。また1つのタスクにどのくらいの時間がかかったのかといったことも把握できるのでより効率的な業務遂行に繋がります。

タスク管理が上手な人はカレンダーやメモ帳だけでなくタスク管理ツールをうまく活用しています。チームでタスク管理ツールを活用すれば情報の共有やメンバー間のスケジュールの把握といったことがより簡単にできるので作業の効率化に繋がります。またツールによってはリマインド機能なども備わっているので、作業の漏れといったミスを防ぐことが可能になります。

タスク管理がうまくいかない、期限までにタスクが完了しないといった方に向けてその原因と対策をご紹介します。

原因の一つとしてタスクがきちんと細分化されていないといったことが考えられます。タスクの洗い出しや分解ができていないと作業を大きなかたまりで捉えてしまい、結果的に優先順位もわからないまま「何をしたらいいのかわからない」といった状況に陥ってしまいます。作業に取り掛かる前にきちんと一つひとつのタスクに分解してから見通しを立てて作業することを心がけましょう。

時間配分も作業効率に大きく関わります。やるべき作業を後回しにして期限ギリギリになって慌てて作業に取り掛かる、といった経験がある方も少ないのではないでしょうか。こういったことを防ぐためにもあらかじめ作業にかかる時間を逆算してタスクに取り掛かるといったことが大切になります。期限だけでなくタスクを始める日程を決めるというのも効果的な対策でしょう。

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今回はタスク管理をうまくするコツ、うまくできない原因と対策についてご紹介しました。上手にタスク管理をすることができれば、日々の業務がより円滑に進み会社の業績アップにもつながります。ぜひ今回の内容を参考にタスク管理をしてみてください。

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