近年、ペーパーレス化やリモートワークの普及により、社内や取引先との情報共有に便利なオンラインメモサービスやアプリを導入する会社が増えてきました。
オンラインメモのサービスやアプリの数は年々増えつつあり、さまざまな個性を持ったオンラインメモが誕生しています。そのため、一体どのサービスやアプリを自社で導入したらいいのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスでの情報共有に便利な、オンラインメモサービスやアプリの概要、導入するメリット、選ぶ時の注目ポイント、おすすめのオンラインメモ5選についてご紹介します。
💡 この記事でわかること
- オンラインメモサービスとは
- オンラインメモサービスを使って情報共有を行うメリット
- デバイスさえあればどこからでもメモを閲覧・編集できる
- 紙の資料を準備する時間や手間が削減できる
- データの紛失や消失の恐れがない
- 情報共有のハードルが下がる
- オンラインメモサービスを選ぶポイント
- メモをとるまでのアクションが少ないか
- 業務で使用するデバイスすべてに対応しているか
- メモの共有方法は簡単か
- 必要なメモを探しやすいか
- 必要な機能が備わっているか
- 初めて使う人でも簡単に使えるか
- コストはどれくらいかかるか
- おすすめのオンラインメモサービス5選
- Notion
- Dropbox Paper
- Evernote
- Google Keep
- Stock
- まとめ
オンラインメモサービスとは
オンラインメモとは、クラウド上にデータを保管しておけるメモ管理サービス・アプリのことです。スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末やパソコンを使ってデータにアクセスし、メモの閲覧や編集をおこなうことができます。
オンラインメモは、社員がメモ代わりに使うこともできますが、他のメンバーとメモ内容を共有したり、同時に編集したりすることもできます。そのため、メモ帳を持ち歩く必要もなく、会議の度に資料を人数分印刷して配布したり、メールで資料を送付したりする手間もかかりません。
また、テレワークの社員や遠方にいるチームメンバーとも同時にメモの閲覧や作業ができるので、業務効率も大幅にアップするでしょう。
オンラインメモサービスを使って情報共有を行うメリット
業務にオンラインメモを取り入れると、どのようなメリットがあるのでしょうか。オンラインメモサービスを使って情報共有を行う、4つのメリットを解説します。
デバイスさえあればどこからでもメモを閲覧・編集できる
オンラインメモサービスを利用すると、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境さえあれば、どこにいてもクラウド上の情報にアクセスし、メモの閲覧や編集をおこなうことができます。ウェブ会議やチャットでコミュニケーションをとりながら、議事録を作成したり、意見をまとめたりできるため、業務の効率化も図れるでしょう。
紙の資料を準備する時間や手間が削減できる
オンラインメモサービス・アプリを使えば、会議の前に紙の資料を人数分準備する時間や手間を省くことができます。また、ウェブ会議システムが広く使われるようになった今日、簡単に資料を共有できるメモサービスをあわせて使えば、出張先や自宅からでも会議に参加しやすいでしょう。
会議の前にメモを共有しておき「内容を事前にご確認ください」と伝えておけば、会議中に資料の内容を説明したり、読んでもらう時間を設けたりする必要もなくなります。
データの紛失や消失の恐れがない
オンラインメモは、クラウド上にデータが保管されているため、データの紛失や消失の心配がありません。また、サービス・アプリによっては、間違ってデータを消去してしまったとしても、復元できる場合もあるので安心です。
情報共有のハードルが下がる
オンラインメモを使うと、口頭で説明したり、メールの文面を作ったりせずに、簡単に情報共有を行えます。そのため、情報共有のハードルが下がり、グループ内のやりとりは活発化しやすくなるでしょう。また、取引先など社外のゲストを含めたグループを作ることもできるため、社外のパートナー企業とのプロジェクトの進歩管理にも役立ちます。
オンラインメモサービスを選ぶポイント
どのオンラインメモサービス・アプリを導入するか決めるときに、チェックしておくべきポイントとは何なのでしょうか。自社の利用目的に合っているのか、見極めるための選定ポイントを7つ解説します。
メモをとるまでのアクションが少ないか
メモ画面を開くのに必要なアクション数が多く、時間がかかってしまうと、せっかく導入したオンラインメモが使われなくなってしまいます。とくに、備忘録的に使うメモは、アイデアが思い浮かんだ時や人と話した内容をさっと書き残すために使うので、アクションの少なさは大事なポイントです。
業務で使用するデバイスすべてに対応しているか
自社で利用するオンラインメモサービスを選ぶときは、社用携帯やパソコンで利用できるのかのチェックが必要です。サービスによっては、iPhoneだけに対応していてAndroidでは使えなかったり、パソコンと同期できなかったりするものもあります。サービス選びで失敗しないためにも、マルチデバイスと記載されているものを選んでおくと安心です。
メモの共有方法は簡単か
グループで情報共有を行うためにオンラインメモサービスを取り入れるのであれば、ワンクリックで簡単にメモの共有ができるものを選びましょう。使いやすさは業務効率に直結するので、無料トライアルなどを利用し、前もって使い勝手を試しておくと確実です。
必要なメモを探しやすいか
メモの探しやすさも、サービス選びの重要なポイントの一つです。時間や手間を省くためのツールなのに、メモを探すのにいちいち手間がかかるようであれば、本末転倒です。そうならないためにも、メモを頻繁に使うようであれば「全文検索」や「タグ検索」など、検索機能が優れているものを選ぶと間違いないでしょう。
必要な機能が備わっているか
どんな機能が備わっているかは、オンラインメモごとに大きく異なるポイントです。画像の入れ込みや共同編集といった基本的な機能に加え、テンプレート機能や音声入力、チャットなど、独自の機能を有しているシステムもあります。
また、どのシステムと連携させることができるかも、利用するサービス・アプリによって大きく異なります。そのため、利用を申し込むときには、自社に必要な機能が備わっているか、社内で使っているアプリやサービスと連携できるかを、前もってチェックしておきましょう。
初めて使う人でも簡単に使えるか
オンラインメモは、直感的に使えるかどうかが大切です。とくに、社外との情報共有の手段としてオンラインメモを利用しようと検討している場合は、だれでも簡単に使いこなせるかを重視して選ぶことをおすすめします。
コストはどれくらいかかるか
オンラインメモサービスは、月数百円で使えるものから数千円かかるものまで、その料金はさまざまです。そのため、コストのシミュレーションを前もっておこなっておく必要があります。費用対効果の見極めはなかなか難しいですが、ペーパーレス化による時間・費用の削減や、どのくらいの業務効率化が見込めるかなど、広い視野を持って判断することが大切でしょう。
おすすめのオンラインメモサービス5選
ここまで、オンラインメモサービス・アプリを導入するメリットや選ぶときのポイントについて見てきました。それでは、実際に導入するのにおすすめのオンラインメモサービス5選をご紹介します。
Notion
Notionは、様々な情報を一元管理できるメモアプリです。ドキュメントや社内Wikiの作成だけでなく、データベース管理やプロジェクト管理など、幅広い使い方ができます。
- 階層化やシェアが簡単にできる
- 様々な業務ですぐに使えるテンプレートが豊富に用意されている
- ドキュメント作成のための機能だけでなく、データベース機能も充実している
- iOS、Android、Windows、Macのすべてに対応している
社外との情報共有の方法
Notion内のメモを共有する方法には、以下の2 種類があります。
- ドキュメントの「共有」ボタンからメールを送信する（細かい権限設定も可能）
- ドキュメントへのリンクをメールもしくはチャットで送信する
- 一般公開用のWebページのURL作成も可能
チームメンバーやゲストと同時編集をしたい場合は、Notionに招待してアカウントを作成してもらう必要がありますが、一般公開用のWebページのURL作成も簡単におこなうことができます。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
パーソナル | 無料 | ・個人向けプラン
・ページ数、ブロック数が無制限
・5人のゲストとの共有 |
パーソナルPro | 月$4 | ・個人向けプラン
・パーソナルプランのすべての機能
・無制限のファイルアップロード
・無制限のゲスト
・30日間のバージョン履歴 |
チーム | 月$8／ユーザー | ・企業・チーム向けプラン
・パーソナルProプランのすべての機能
・無制限のチームメンバー
・管理者向け機能 |
参照｜公式ホームページ
Dropbox Paper
Dropbox Paperはオンラインストレージサービスとして広く使われているDropboxユーザー向けのオンラインメモサービスです。Dropbox利用者は、追加料金なしで利用することができます。
- カテゴリ別に、議事録やブレインストーミング用などのテンプレートが数多く作られている
- リアルタイムで共同作業ができる
- モバイルアプリを使うと、iOSとAndroid、両方のデバイスで利用できる
社外との情報共有の方法
Dropbox Paper内のメモを共有する方法には、以下の2 種類があります。
- ドキュメントの「招待」ボタンからメールを送信する
- ドキュメントへのリンクをメールもしくはチャットで送信する
Dropbox Paper内のメモを開くためにはDropboxアカウントを登録しておく必要があります。 アカウントを持っていない相手と メモを共有するときは、 Dropboxアカウントを作成するためのリンクをメールで送り、アカウント作成をお願いしましょう。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
Standard | 月1500円／ユーザー | ・小規模チーム向けプラン
・最低利用ユーザー数は3人
・ストレージ容量は5000GB
・アカウント移行ツールあり
・1回の転送で最大2GBを転送可能
・メール・チャット・電話のサポートあり |
Advanced | 月2400円／ユーザー | ・大規模チーム向けプラン
・最低利用ユーザー数は3人
・実質容量無限
・アカウント移行ツールあり
・1回の転送で最大100GBを転送可能
・メール・チャット・電話のサポートあり |
※Dropbox Paperはすべてのプランに含まれています。どのプランであっても機能は変わりません。
参照｜公式ホームページ
Evernote
Evernoteはメモ・タスク・スケジュール機能が一つにまとまったメモアプリです。メモアプリとはいっても、画像や動画、PDFファイルなど、テキスト以外の情報管理や共有をおこなうことができます。マルチデバイス対応で使い勝手がいい点も、Evernoteが広く使われている理由でしょう。
- 検索機能とタグを使って、必要な情報をスムーズに探せる
- 有料プランであれば、画像や文書、PDF内の文字検索や書き込みができる
- iOSやAndroid、Webすべて利用できるマルチデバイス対応
社外との情報共有の方法
Evernote内のメモを共有する方法には、以下の2 種類があります。
- ワークチャットで共有する
- 公開リンク（URL）で共有する
ワークチャット内でノートブックを共有すると、チャットのリンクをクリックするだけでメモ内容を閲覧できます。ワークチャットを使うと、ノートブックごとに「閲覧可能」「編集可能」といった権限の設定を変更することができるので、内容に応じた使い分けが可能です。
公開リンクでの共有は、WindowsもしくはMacユーザーのみ利用できる方法です。公開リンクのURLを共有すると、URLさえ知っていれば誰でもノートブックにアクセスすることができるため、非常に簡単に情報共有ができます。しかし、情報が流出してしまわないよう、URLの送信は慎重におこなう必要があるでしょう。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
FREE | 無料 | ・デバイス2台までデータの同期ができる
・月間60MBのアップロード容量
・タスクの作成ができる
・Webページをクリップできる
・PDF・領収書・ファイル・写真・画像・文書の添付が可能 |
PERSONAL | 月675円 | ・FREEプランの全機能を搭載
・同期できるデバイス数の制限なし
・月間10GBのアップロード容量
・Googleカレンダーと連携
・タスクに「締め切り」「リマインダー」「通知」機能がプラス |
PROFESSIONAL | 月917円 | ・PERSONALプランの全機能を搭載
・月間20GBのアップロード容量
・進捗管理に便利なタスク機能の追加
・「Slack」「Microsoft Teams 」などと連携 |
参照｜公式ホームページ
Google Keep
Google KeepはGoogle社が提供している無料のメモアプリです。Googleアカウントを使ってログインするため「Gmail」や「GoogleChrome」など他のGoogleサービスと簡単に連携させることができます。
- Googleアカウントを持っていれば、どのデバイスからも利用できる
- iOSやAndroid、Webすべて利用できるマルチデバイス対応
- チェックリストメモを作成できる
- ボイスメモの作成や音声入力が可能
社外との情報共有の方法
Google Keepのメモを共有する方法は、以下のとおりです。
- 共有したいメモ・リストのメニューを開き「共同編集者」をクリック
- 共有する相手のユーザー名もしくはメールアドレスを入力
- メモ・リストに共有した相手のアイコンが表示されれば共有完了
お互いがGoogleアカウントさえもっていれば、メモを簡単に共有できます。誰と共有しているのかも一目で分かるようになっているので安心です。
料金プラン
Google Keepは、どの機能も無料で利用できます。サービス内容は以下のとおりです。
- メモ・チェックボックス機能
- リマインダー機能
- ボイスメモの作成・音声入力
- 写真の追加
- Googleの他サービスとの連携
参照｜公式ホームページ
Stock
Stockはノート機能・チャット・タスク管理・ファイル管理が集約されたツールです。業務で使用するあらゆる情報を一箇所にまとめることができるため、どこに保管していたか忘れてしまう心配もありません。ITに詳しくなくても簡単に使える操作性の良さが特徴です。
- 削除したデータも30日間保管されるので安心
- ビジネスチャットツール「Slack」に届いたメッセージを、ワンクリックでストックできる
- 社外の方を無料で何人でも招待できる
社外との情報共有の方法
有料プランに加入している場合のみ、特定のフォルダだけに外部のゲストを招待できる「1フォルダゲスト権限」が付与されます。フォルダ内の情報を共有するためには、招待する相手のメールアドレスを入力して招待メールを送信するか、招待用URLを発行し、ゲストに伝えましょう。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
フリープラン | 無料 | ・20ノートまで利用可能
・1GBのストレージ |
ビジネス5 | 月1980円 | ・5人以下のチーム用
・ノート数は無制限
・30GBのストレージ
・2段階認証 |
ビジネス10 | 月3480円 | ・10人以下のチーム用
・ビジネス5の機能をすべて搭載
・80GBのストレージ |
ビジネス20 | 月6480円 | ・20人以下のチーム用
・ビジネス10の機能をすべて搭載
・150GBのストレージ |
参照｜公式ホームページ
まとめ
今回は、オンラインメモサービス・アプリの概要や選ぶポイント、おすすめのオンラインメモサービスなど、導入時の参考となるさまざまな情報についてご紹介しました。オンラインメモサービスを利用すると、議事録や資料を簡単にチームメンバーに共有できるため、業務の効率を大幅にアップさせることができます。
オンラインメモサービスの導入を検討している方は、ぜひ今回の記事を参考に、自社に適したサービスやアプリを選んでみてはいかがでしょうか。
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