近年、リモートワークなど多様な働き方が浸透したこともあり、情報共有やコミュニケーションをおこなうための手段として、コラボレーションツールを取り入れる会社が増えてきました。今までのように、会議のたびに集まったり、取引先との顔合わせのために出張したりすることも減ってきたのではないでしょうか。
この記事では、コラボレーションツールを導入するメリットや選ぶときの注目ポイント、4つのおすすめコラボレーションツールをご紹介します。自社に合ったコラボレーションツールを探している方は、ぜひ参考にしてください。
💡 この記事でわかること
- 1. コラボレーションツールとは
- 1.1 コラボレーションツールの主な機能
- 2. コラボレーションツールを導入する3つのメリット
- 2.1 どこからでも利用できる
- 2.2 複数人での情報共有が簡単
- 2.3 コミュニケーションが活性化する
- 3. コラボレーションツールの選定ポイント
- 3.1 利用目的に合った機能が備わっているか
- 3.2 業務で使用するデバイスすべてに対応しているか
- 3.3 初めて使う人でも簡単に使えるか
- 3.4 セキュリティ対策は万全か
- 3.5 コストの負担が大きすぎないか
- 4. おすすめのコラボレーションツール5選
- 4.1 Microsoft Teams
- 4.2 Google Workspace
- 4.3 LINE WORKS
- 4.4 Chatwork
- まとめ
1. コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、社内やチーム内の情報共有やコミュニケーション手段として用いるツールのことです。コラボレーションツールには、ウェブ会議やチャット、ファイルの共有など、チームで業務を進める中で必要になるあらゆる機能が含まれています。メンバーのスケジュール・タスク管理を行いながらプロジェクトを進めることができるので、チーム運営や管理に欠かせないツールになるでしょう。
1.1 コラボレーションツールの主な機能
コラボレーションツールの主な機能は「コミュニケーションを活発化させる機能」と「情報共有をおこなうための機能」の2種類に分けられます。
コミュニケーション機能に当てはまるのは、ビジネスチャット・ウェブ会議などの機能です。これらを使えば、遠隔地にいる相手とも気軽にウェブ会議を開催できたり、会話形式でやりとりがスムーズに進むチャットを使ったりすることができます。
情報共有機能に当てはまるのは、社内Wiki・タスク管理・スケジュール共有・ファイル共有といった機能です。これらの機能を使うと、チームメンバーの稼働状況を確認できたり、資料の共有ができたりと、情報共有のスピードが格段に早くなります。
コミュニケーション機能と情報共有機能、両方を兼ね備えたコラボレーションツールの導入は、会社の生産性にもかかわる選択になるでしょう。
2. コラボレーションツールを導入する3つのメリット
コラボレーションツールは、リモートワークの増加など、働き方が大きく変化したことで注目されるようになりましたが、最近では別の理由でも関心を集めています。その理由こそ、コラボレーションツールを使うと、社内のコミュニケーションの活発化や業務効率の向上が促せるというものです。
それでは、コラボレーションツールを導入すると得られるメリットについて、もう少し具体的に見ていきましょう。
2.1 どこからでも利用できる
コラボレーションツールは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスとインターネット環境さえあれば、いつどこにいてもコミュニケーションや情報共有をおこなえるのが特徴です。
会議を開くにしても、一箇所に集まる必要がなくなるため、リモートワークを導入している企業、全国に拠点がある企業にとっては業務の大きな助けとなります。
2.2 複数人での情報共有が簡単
コラボレーションツールを使うと、グループ内での情報共有が気軽にできるようになるため、業務効率の大幅アップを狙えます。
チャットでファイル共有をおこなえば、必要な時に各自で探し出すこともできるでしょう。 また、タスク管理機能を使うと、メンバーのタスクが一元管理できるので、プロジェクトの進捗状況の管理も容易になります。
2.3 コミュニケーションが活性化する
コラボレーションツールには、チャット・ウェブ会議の機能が備わっています。日常的な業務でチャットを使うと、メールのように定型文を用いたり、マナーを過度に気にしたりする必要がないため、コミュニケーションのハードルは大きく下がります。
必要であれば、そのままウェブ会議に切り替えることもできるため、そのときどきに応じたスムーズなコミュニケーション手段が選べるのも、コラボレーションツールを利用するメリットです。
3. コラボレーションツールの選定ポイント
どのコラボレーションツールを導入するか決めるときに、チェックしておくべきポイントとは何なのでしょうか。自社の利用目的に合ったツールなのか、見極めるための選定ポイントを5つ解説します。
3.1 利用目的に合った機能が備わっているか
どんな機能が備わっているかは、コラボレーションツールごとに大きく異なるため、事前のチェックが必要です。チャットやウェブ会議といった基本的な機能に加え、音声の自動書き起こしなど、独自の機能を搭載しているものもあります。
ツールを導入するときは、自社に必要な機能が漏れなく備わっているか、オーバースペック過ぎないかを、無料トライアルなどを使って確認しておくと安心です。
3.2 業務で使用するデバイスすべてに対応しているか
自社で利用するコラボレーションツールを選ぶときは、社用携帯やパソコンで利用できるのかのチェックが必要です。ツールによっては、iPhoneだけに対応していてAndroidでは使えなかったり、パソコンと同期できなかったりするものもあります。スマートフォンやパソコン、タブレットなど、どのデバイスにも対応している「マルチデバイス対応」と記載されているものを選ぶと安心です。
3.3 初めて使う人でも簡単に使えるか
コラボレーションツールを社内に浸透させるためには、初めて使う人が直感的に操作できるかが大切です。とくに、ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせるかを重視して選ぶといいでしょう。
3.4 セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策が不十分なコラボレーションツールを利用してしまうと、会議内容や資料から情報漏えいが起こる危険性があります。
ツールの導入を検討するときは、暗号化やアクセス制限、セキュリティコードの付与といったセキュリティ対策がなされているのか、必ずチェックしておきましょう。
3.5 コストの負担が大きすぎないか
コラボレーションツールによって料金が大きく異なります。当然、高機能なツールほど料金が高くなる傾向がありますが、高機能であっても自社に不要であったり、使いこなせない機能が多ければ費用対効果がよくありません。
また、無料プランが用意されていても、色々と機能の制限があるケースが多く、将来的には有料プランへの切り替えが避けられなくなる可能性がある点は押さえておきましょう。
4. おすすめのコラボレーションツール5選
4.1 Microsoft Teams
Microsoftが提供している「Microsoft Teams」は、これ一つでチャット・ウェブ会議・通話・共同作業など、あらゆるコミュニケーションがおこなえるコラボレーションツールです。チームで作業を進めるのに必要なアプリを集約させられるため、業務の効率化も図れます。 多くの言語を翻訳できるので、外国人スタッフが在籍している企業では、コミュニケーションを円滑に進めるために大活躍するでしょう。
- 「Microsoft365」のユーザーであれば、追加料金なしで利用できる
- 最大1万人規模のイベント開催に対応している
- 「Word」「Excel」「PowerPoint」などのOfficeアプリと連携すると、リアルタイムで共同編集が可能
- 有料プランであれば24 時間年中無休の電話・Web サポートが受けられる
- 無料プランでは、ウェブ会議は1回60分まで、録画・文字起こし機能も利用できない
- 機能が豊富である反面、操作方法が分かりづらいとの声も
ウェブ会議参加の条件
ウェブ会議の参加者は、招待メールに記載されているリンクをクリックするだけで参加できます。専用のアプリもしくはウェブブラウザからアクセスできるので、Microsoftのアカウントを持っていなくても、メールアドレスさえあれば参加可能です。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
Microsoft Teams | 無料 | ・チャット利用は無制限。
・ウェブ会議は最大100名60分まで
・ユーザー1人あたり5GBのストレージ
・ファイル共有、タスク、投票機能 |
Microsoft Teams Essentials | 月430円／ユーザー | ・ウェブ会議は最大300名30時間まで
・ユーザー1人あたり10GBのストレージ
・電話・Webサポートがいつでも利用できる |
Microsoft 365 Business Basic | 月650円／ユーザー | ・「Microsoft365」のプラン
・8つのOfficeアプリと連携できる
・ユーザー1人あたり1TBのストレージ
・ウェブ会議のレコーディングと文字起こし |
Microsoft 365 Business Standard | 月1360円／ユーザー | ・10のOfficeアプリと連携できる
・ウェビナーが開催できる |
参照｜公式ホームページ
4.2 Google Workspace
「Google Workspace」は、Googleが提供しているサービスを、企業が利用しやすいように一つにまとめたコラボレーションツールです。多くの社員にとって馴染みのあるサービスなので、現場でも抵抗感なく受け入れられやすいでしょう。 マルチデバイス対応なので、テレワークの社員や外出の多い社員にとっても使いやすいシステムです。
- どのプランも14日間無料で試すことができる
- GmailやGoogleカレンダーなど「Google」のサービスとの連携が簡単
- リアルタイムでの共同編集が可能
- 管理者が社員のアカウントや端末を管理できるなど、セキュリティ対策が強固
- 無料プランでは、3人以上のウェブ会議は1回40分まで、録画機能は利用できない
- 文字起こし機能は有料プランを含めてない
- Googleアカウント未保有者とのコラボレーションには色々な制限がある
ウェブ会議参加の条件
「Google Workspace」のウェブ会議システム「Google Meet」は、共有されたリンクをクリックするだけで会議に参加できます。ただし、無料版で会議を開催する場合は、会議の参加者は Googleアカウントへのログインが必要です。また、モバイルでウェブ会議に参加する場合のみ、Google Meetアプリのインストールが必要になります。
料金プラン
プラン名 | 料金 | プラン内容 |
Google Meet | 無料 | ・ウェブ会議のみ
・3人以上のウェブ会議は1回40分まで |
Business Starter | 月680円／ユーザー | ・ウェブ会議は最大100人まで
・1ユーザーあたり30GBのクラウドストレージ |
Business Standard | 月1360円／ユーザー | ・ウェブ会議は最大150人まで（録画機能あり）
・1ユーザーあたり2TBのクラウドストレージ |
Business Plus | 月2040円／ユーザー | ・ウェブ会議は最大500人まで（録画・出欠確認機能あり）
・1ユーザーあたり5TBのクラウドストレージ
・高度なセキュリティと管理機能 |
参照｜公式ホームページ
4.3 LINE WORKS
「LINE WORKS」は、チャット・掲示板・カレンダー・タスク・アンケートなど、業務で必要なあらゆるコミュニケーション手段が利用できるコラボレーションツールです。使い勝手が「LINE」と変わらないため、使い方の研修をおこなう必要がなく、気軽に取り入れることができます。 スマートフォンを使って業務を行うのがメインの職場ではとくに使いやすいツールでしょう。
- 「LINE」のビジネス版なので、LINEユーザーとも繋がれる
- 業務効率化のための機能が一つのアプリで完結するため、進捗状況の把握が簡単
- セキュリティ管理のため、24時間365日体制でモニタリングされている
- 無料プランでは、社外とのやりとりは20人まで、有料プランに切り替えても、相手が無料プランだと友達数の制限（20人まで）でチャットできないことがある
- 無料プランでは、ウェブ会議は1回4名60分まで
- 録画・文字起こし機能は有料プランを含めてない
- 管理者の承認がないと社外ユーザーとやりとりできない
- 既読機能には圧を感じる人も少なくない
ウェブ会議参加の条件
「LINE WORKS」を使うためには、会社やチームの中で管理者を選び、管理者がメンバーを登録する必要があります。そのため、メンバーが会議に参加するためには、アプリのダウンロードと、管理者からの招待が必要です。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
フリー | 無料 | ・ユーザー数は100人まで
・ウェブ会議は最大4名60分まで
・全体で5GBのストレージ |
スタンダード | 月495円／ユーザー | ・ユーザー数は無制限
・ウェブ会議は最大200名まで
・1ユーザーあたり1TBのストレージ
・SLA保証あり |
アドバンスト | 月880円／ユーザー | ・ユーザー数は無制限
・ウェブ会議は最大200名まで
・1ユーザーあたり10TBのストレージ
・メール・Driveの利用ができる |
参照｜公式ホームページ
4.4 Chatwork
「Chatwork」は、2019年から3年連続国内利用者数ナンバーワンを誇る、国産のコラボレーションツールです。メイン機能はチャットですが、ビデオ・音声通話やタスク管理、ファイルの共有など最低限必要な機能が備わっています。 シンプルな見た目で、操作性もいいため、はじめてビジネスチャットを利用する企業でも導入しやすいでしょう。
- 無料プランがあり、導入前に使用感を試すことができる
- 業種問わず導入企業数が多いため、社外とのコミュニケーションツールとしても便利
- 高度なセキュリティ対策が施されており、バックアップ体制も整えられている
- グループごとにタスクの作成・編集ができる
- 無料プランでは、「グループチャットの履歴閲覧が過去40日に制限」「ビデオ・音声通話は1対1のみ」
- Chatworkを利用していない相手をグループチャットに招待したい場合、相手にしてもらわなければいけないことが多い
- 退職するとアカウントが使えなくなってしまう
ウェブ会議参加の条件
会議に参加するには、アプリのダウンロードもしくはPCブラウザ版へのアクセスと、アカウント登録が必要です。アカウント登録を終えると、自分でグループチャットを作成して会議を開催したり、ほかのユーザーとつながって会議に参加したりできるようになります。
料金プラン
プラン名 | 料金（年間契約） | プラン内容 |
フリー | 無料 | ・1ユーザーあたりグループチャットは累計7つまで
・ウェブ会議は1対1のみ
・全体で5GBのストレージ |
ビジネス | 月550円／ユーザー | ・無制限のグループチャット
・複数人でのウェブ会議
・1ユーザーあたり10GBのストレージ |
エンタープライズ | 月880円／ユーザー | ・高度なセキュリティ・管理機能 |
参照｜公式ホームページ
まとめ
今回は、コラボレーションツールの概要や選ぶポイント、おすすめのツール5選など、導入時の参考となるさまざまな情報についてご紹介しました。
ぜひ今回の記事を参考に、コラボレーションツールを活用して、社内のコミュニケーションが活発化や業務効率の向上に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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