近年、多くの企業でタスク管理ツールの導入が進んでいます。リモートワークや複数プロジェクトの同時進行が当たり前になった今、「誰が・何を・いつまでにやるのか」の可視化が、業務効率化の重要なポイントです。 一方で、タスク管理ツールにはさまざまな種類があり、「どれを選べばいいのか分からない」「導入したが定着しなかった」という声も少なくありません。 そこで本記事では、タスク管理ツールの基本から導入メリット、選び方のポイント、そして多くの企業で活用されているおすすめのタスク管理ツール5選を、わかりやすく解説します。
💡 この記事でわかること
- タスク管理ツールとは
- タスク管理ツールを導入するメリット
- 1. タスクの抜け漏れを防止できる
- 2. チームの進捗を可視化できる
- 3. 場所を問わず業務を管理できる
- おすすめのタスク管理ツール5選
- 1. Notion(ノーション)
- 2. Google Keep(グーグルキープ)
- 3. Trello(トレロ)
- 4. Asana(アサナ)
- 5. Kintone(キントーン)
- より効率的なタスク管理を目指して
- タスク管理ツールを選ぶポイント
- より円滑な仕事ができるか
- 初めて使う人でも簡単に使えるか
- まとめ
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、個人やチームの「やるべき仕事」を整理し、進捗状況を共有するためのツールです。ToDoリストの作成に加え、担当者・期限・優先度・進行状況などを一元管理できます。 近年、導入が進んでいる背景には、以下のような要因があります。
- リモートワークや外出業務の増加
- チャット中心のコミュニケーションによる情報分散
- 複数プロジェクトの同時進行
- 業務の属人化防止への意識の高まり
口頭やメールでの管理では、「誰が何を担当しているのか」が見えにくくなりがちです。タスク管理ツールを活用すれば、プロジェクト全体の状況を可視化し、チーム全体で効率的に仕事を進められます。
タスク管理ツールを導入するメリット
1. タスクの抜け漏れを防止できる
タスクが一覧表示されるため、対応漏れや重複作業を防げます。複数メンバーが関わる業務で特に効果を発揮します。
2. チームの進捗を可視化できる
担当者ごとの進行状況を確認できるため、管理者は全体の状況を把握しやすくなります。報告にかかる時間も削減できます。
3. 場所を問わず業務を管理できる
クラウド型ツールが主流となり、PCやスマートフォンからいつでも確認できます。外出先や現場業務が多い企業でも活用しやすいのが特徴です。
おすすめのタスク管理ツール5選
ここからは、現在も多くの企業で活用されている代表的なタスク管理ツールを紹介します。 それぞれ特徴が異なるため、自社の業務スタイルに合わせて選ぶことが重要です。
- Notion(ノーション)
- Google Keep(グーグルキープ)
- Trello(トレロ)
- Asana(アサナ)
- Kintone(キントーン)
1. Notion(ノーション)
Notionは、シンプルに利用できるタスク管理ツールです。メモアプリとしてご存知の方も多いでしょう。しかし実は、公式で「All-in-one workspace」と謳っているほど多機能で、タスク管理ツールとしても便利に活用できます。 テンプレートを使えばシンプルで直感的に操作できます。一方で、タスクにステータスやラベルを付けたり、チェックボックスを追加したり、タスクの親子関係を作ったりと、用途に合わせて細かく設定を変更できる点も魅力です。
- テンプレートが豊富で導入しやすい
- タスク・資料・データベースを一元管理できる
- カスタマイズの自由度が高い
- AI機能による情報整理ができる
- 自由度が高いため、運用ルールを決めないと管理が複雑になりやすい
Notionはこんな方におすすめ
Notionは豊富な機能とその柔軟性が魅力です。 Notion一つで様々な情報を整理することができるのでコストを抑えたいという企業にもおすすめできます。 また誰でも簡単にページ作成ができるため、こういったツールをあまり利用したことがない方がでも比較的利用しやすく、多くの企業におすすめできます。
出典｜Notionでのタスク管理_Northand
料金プラン
プラン名 | 料金（1ユーザーあたり） | 対象者 | プラン内容 |
フリー | 無料 | 個人 | ・個人での利用は無料
・ベーシックなフォーム
・ベーシックなサイト
・Notionカレンダー
・Notionメール（Gmailと同期）
・サブタスク、依存関係、カスタムプロパティなどを含むデータベース |
プラス | 2000円／月 | 小規模なチーム | ・フリープランの全機能
・共同作業用のブロック数の制限なし
・無制限のファイルアップロード
・無制限のチャート
・カスタムフォーム
・カスタムサイト
・ベーシックなインテグレーション |
ビジネス | 3800円／月 | 成長過程のビジネスのチーム | ・プラスプランの全機能
・SAML SSO
・データベース権限の詳細設定
・いずれかのページを検証する
・プライベートチームスペース
・条件付きフォームロジック
・ドメイン検証
・プレミアムインテグレーション |
エンタープライズ | 要お問合せ | 運営の柔軟性、制御性、安全性を求める組織 | ・ビジネスプランの全機能
・ユーザープロビジョニング（SCIM）
・高度なセキュリティ設定
・監査ログ
・カスタマーサクセスマネージャー（条件付き）
・セキュリティとコンプライアンスに関するインテグレーション（DLP、SIEM）
・ドメイン管理
・高度なインテグレーション |
参照｜notionホームページ
2. Google Keep(グーグルキープ)
Google Keepは、Googleが提供する無料のメモツールです。 応用することでタスク管理ツールとしても活用できます。他のGoogleツールとの連携性に優れており、無料で利用できる点も魅力です。 パソコン操作に不慣れな方でも使いやすいツールとなっています。
- 完全無料で利用可能
- Google Workspaceとの連携が容易
- シンプルで直感的な操作
- チームでの高度なタスク管理には不向き
- プロジェクト管理機能は限定的
Google Keepはこんな方におすすめ
Google Keepにはチームでタスクを管理する機能がありません。 そのため、少人数や個人での管理に適しています。機能は豊富とは言えませんが、無料で利用できるため、ビジネスシーンだけでなく、日常生活で気軽に使いたい方におすすめです。
料金プラン
Google Keepは完全無料で利用できます。
3. Trello(トレロ)
Trelloは、Atlassian社が提供するタスク管理ツールです。壁に付箋を貼るような感覚で利用でき、SalesforceやSlackなどのツールとも連携できることから人気を集めています。 GoogleやVisa、Zoom、Coinbaseといった著名な組織が世界中で利用しており、その汎用性の高さがうかがえます。
- カンバン方式で進捗が分かりやすい
- SlackやGoogle Workspaceなどとの連携が可能
- テンプレートが豊富
- 大規模プロジェクトでは情報量が増えやすい
- 設計次第で見づらくなる場合がある
Trelloはこんな方におすすめ
Trelloはタスク共有が簡単で、チームでのタスク管理に適しています。 また、世界中で広く利用されているため、海外との連携が多い企業にもおすすめです。
出典｜Trelloホームページ
料金プラン
プラン名 | 料金（1ユーザーあたり） | ボード数 | プラン内容 |
Free | 無料 | 10個 | ワークスペースあたり最大10枚のボード
ワークスペースでのコマンドの実行 250回／月
カスタム背景とスタンプ
無制限のアクティビティログ |
Standard | 年間契約：$5／月
月間契約：$6／月 | 無制限 | ボードを無制限に使用
無制限のストレージ （250MB／ファイル）
ワークスペースでのコマンドの実行 1000回／月 |
Premium | 年間契約：$10／月
月間契約：$12.5／月 | 無制限 | ※Standardプランの内容すべてに加えて追加される機能
カレンダー、ダッシュボード、マップなど
ワークスペースのコマンドの実行が無制限 |
Enterprise | 年間契約：$17.5／月 | 無制限 | ※Premiumプランの内容すベてに加えて追加される機能
無制限に使えるワークスペース
添付ファイルの権限 |
参照｜Trelloホームページ
4. Asana(アサナ)
Asanaは、全世界で10万以上の組織に導入されているタスク管理ツールです。 SoftBankやリクルート、さらにはANAやJALといった航空業界まで、業種や組織規模を問わず幅広く導入されています。無料のBasicプランを永続的に利用でき、タスクやメッセージを無制限に使える点が大きな強みです。
- プロジェクト単位での管理がしやすい
- ワークフロー自動化が可能
- モバイル対応が充実
- 他ツールと比較してやや学習コストがある
Asanaはこんな方におすすめ
Asanaはスマートフォンやタブレットでの利用に優れており、社員の仕事量やステータスをリアルタイムで把握できます。 そのため、接客業や外回りの多い業務を行う方に最適です。
出典｜Asanaホームページ
料金プラン
プラン名 | 料金（1ユーザーあたり） | 対象者 | プラン内容 |
Personal | 無料 | 個人的なプロジェクトを管理する 1～2 人のユーザー向け | 無制限のタスク
無制限のプロジェクト
無制限のメッセージ
アクティビティログ
無制限のファイルストレージ (100MB/ファイルまで) |
Starter | 年間契約：1200円／月
月間契約：1475円／月 | プロジェクトの進捗を管理し、期日を守る必要がある、成長著しいチーム | ※Personalプランの機能すべてに加えて
AsanaAI
AIスタジオ
プロジェクト横断レポート
高度な検索
カスタムフィールド など |
Advanced | 年間契約：2700円／月
月間契約：3300円／月 | 複数の部門に関連する業務や目標のポートフォリオを管理する必要がある企業 | ※Starterプランの機能すべてに加えて
無制限のポートフォリオ
Salesforce、Tableau、Power BI との連携
承認リクエスト
校正
強化されたセキュリティ機能 など |
Enterprise | 要問合せ | 複数の部門を横断する複雑な業務を自在に調整して自動化する必要がある企業 | ※Advanced のすべての機能に加えて
管理者からのお知らせ
プロジェクトの管理者コントロール
チームメンバーシップの管理者コントロール
カスタムブランディング
24 時間年中無休のサポート など |
参照｜Asanaホームページ
5. Kintone(キントーン)
サイボウズが提供するKintoneは、最近注目を集めるクラウド型業務アプリ開発プラットフォームです。 案件管理や進捗管理、日報管理などのアプリを、プログラミング知識なしで作成できます。プロジェクト管理アプリやTODOアプリを導入すれば、タスク管理ツールとして活用可能です。
- ノーコードで業務アプリを作成できる
- データ集計・可視化に強い
- 業務フロー全体を管理できる
- 初期設計が重要
- 運用ルールを整備する必要がある
Kintoneはこんな方におすすめ
Kintoneは収集したデータをリアルタイムでグラフや図に変換して可視化できます。そのため、レポート作成や分析に優れており、顧客情報の管理や営業報告を日常的に行う企業では、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。
料金プラン
プラン名 | 料金（1ユーザーあたり） | 最小ユーザー | アプリ数 |
ライトコース | 月額：1000円 | 10 | 200個 |
スタンダードコース | 月額：1800円 | 10 | 1000個 |
ワイドコース | 月額：3000円 | 1000 | 3000個（※相談可） |
より効率的なタスク管理を目指して
個人のToDo管理だけでは、チーム全体の生産性は上がりません。重要なのは「チーム全体でタスクを共有すること」です。 プロジェクト管理では、以下が重要になります。
- メンバーのタスク状況の把握
- 業務の重複防止
- 優先順位の明確化
- 情報共有の効率化
タスク管理ツールを導入することで、管理者だけでなくメンバー自身も業務状況を把握でき、無駄な確認作業が減ります。
タスク管理ツールを選ぶポイント
「どのタスク管理ツールを選べばいいのか」「そもそも自社にタスク管理ツールは必要なのか」と疑問を持つ方もいるでしょう。ここからは、タスク管理ツールを選ぶ際の2つのポイントを解説します。
より円滑な仕事ができるか
ツールによって備わっている機能には差があります。 機能が豊富でも、自社に必要のない機能や社員が使いこなせない機能であれば意味がありません。タスク管理ツールを導入する際は、自社に必要な機能が備わっているか、オーバースペックで使いこなせない可能性はないか、事前に確認しておきましょう。
初めて使う人でも簡単に使えるか
タスク管理ツールは、初めて使う人でも簡単に使えるかどうかで、社内での定着度が変わります。活発なコミュニケーションを促すためにも、ツールを選ぶ際は、社員が実際に使いこなせそうか確認しておくとよいでしょう。
まとめ
タスク管理ツールは、単なるToDo管理ではなく、チーム全体の働き方を変える基盤になりつつあります。特に近年は、AI機能や外部ツール連携の進化により、タスク整理そのものを効率化できるようになりました。 自社の業務内容やチーム規模に合わせてツールを選ぶことで、業務の見える化と生産性向上を同時に実現できます。ぜひこの機会に、タスク管理の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
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